Офис-менеджер / Делопроизводитель

Present&Simple — российский премиальный бренд женской одежды, созданный в 2016 г. Сейчас у нас 7 бутиков по России (в Москве, Санкт-Петербурге и Екатеринбурге), в команде уже более 180 сотрудников. В офисе постоянно присутствуют дизайнеры, сотрудники экспериментального цеха, поэтому у вас будет возможность увидеть творческий процесс изнутри.

Ключевые задачи:

Делопроизводство:

• Осуществлять полный цикл документооборота компании (входящая и исходящая документация).
• Отслеживать поступление документов (на предмет оригинал/копия), производить запрос отсутствующих оригиналов, запрашивать закрывающие акты и т.п.
• Контроль сроков действия ЭЦП
• Контроль сроков действия доверенностей
• Составлять и оформлять официальные письма.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Участие в первичном онбординге сотрудников (информационная поддержка новичка), размещение новых сотрудников, организация рабочих мест
• Заказ и закупка при необходимости дополнительной мебели и оборудования для офиса
• Поддержание чистоты и контроль за порядком в офисе, обеспечение комфорта и уюта для сотрудников, оптимизация офисного пространства
• Обеспечение своевременного обслуживания оргтехники, организация ремонтных работ (поиск и вызов мастера)
• Заказ канцтоваров и прочих расходных материалов для сотрудников
• Взаимодействовать с другими подразделениями компании, курьерскими службами и Почтой России; взаимодействие с поставщиками услуг, деловая переписка по вопросам оплаты, качества услуг.
• Занесение первичной информация в 1С (счета на оплату), ведение сертификатов сотрудников.
• Корпоративная квартира (заказ необходимых хозтоваров для квартиры, заведение заявки на оплату аренды, коммунальные платежи, вызов клинера на уборку квартиры)

Travel-поддержка:

• Организация командировок: бронирования отелей и билетов, составление смет
• Встреча гостей, информирование руководителя, подготовка переговорной зоны и т.д.

Что для нас важно:

• Опыт работы от 3 лет
• Опыт в делопроизводстве
• Умение поддерживать идеальную чистоту: строгий контроль клининга, живые цветы, чистые переговорные комнаты и оборудование
• Проактивность и самостоятельность

Условия:

• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ, оплачиваемый отпуск 28 календарных дней
• График работы – 5/2, с 8:00 до 17:00
• Скидка 50 % на покупку одежды нашего бренда
• Подарочный сертификат ко Дню рождения сотрудника
• Современный демократичный менеджмент в управлении командой
• Уютный офис в БЦ Московский шелк с видом на Москву-реку, недалеко от м Спортивная/Киевская.