Заведующий канцелярией

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. В рамках трудовой функции:

- получает, предварительно рассматривает и сортирует поступающие в приемную руководителя документы;

- осуществляет подготовку документов для рассмотрения руководителем;

- ведет учет документов, поступающих на имя руководителя;

- осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

- ведет информационно-справочную работу;

- осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководителя.

- организовывает телефонные переговоры руководителя;

- организовывает работу с документами и их хранение в приемной руководителя;

- обеспечивает руководителя информацией;

- организовывает информационное взаимодействие руководителя с подразделениями и должностными лицами организации;

- ведет базы телефонных контактов руководителя;

- соединяет руководителя с конкретными абонентами;

- осуществляет подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;

- регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки;

- перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя, другим сотрудникам;

- осуществляет организацию личного приема посетителей руководителем;

- ведет журнал предварительной записи на прием;

- регистрирует посетителей;

- информирует руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;

- осуществляет документальное оформление решений руководителя;

- доводит до сведения работников организации распоряжения руководителя;

- координирует деятельность по исполнению решений руководителя;

- ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;

- осуществляет проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;

- предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

- фиксирует исполнение поручений;

- оповещает работников о предстоящих мероприятиях;

- осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством.

10. Руководит работниками канцелярии.

• высшее образование,
• повышение квалификации по специальности делопроизводство
• знание и опыт работы с ЭДО

• Оформление по ТК РФ
• Работа по адресу ул. Автозаводская, д.23, стр 177