Офис-менеджер

Команда административной поддержки Naumen ищет Офис-менеджера.

Наша команда помогает бизнесу развиваться, заботясь и помогая коллегам в работе с документами и систематизации информации, предлагая оптимальные решения при возникающих у сотрудников вопросах.

Над чем предстоит работать:

• прием входящих звонков и их распределение;

• обеспечение закупок продуктов питания, воды, посуды, канцелярских товаров, мебели, медикаментов и т.д.;

• контроль работы корпоративного кафе, взаимодействие с поставщиком питания - заказ обедов, своевременное реагирование на возникающие проблемы;

• мониторинг офиса (проверка состояния мебели, опрятности общих зон пользования)

• контроль работы клининговой службы;

• ведение делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, копирование документов, сканирование документов с занесением в информационную систему, заведение счетов в оплату, контроль по закрывающим документам;

• взаимодействие с другими сервисными службами компании (финансовый отдел, юридический департамент, тендерный отдел, отдел персонала, ИТ);

• оперативная помощь сотрудникам в решении их вопросов, связанных с работой офиса.

Возможны дополнительные задачи, в случае замены коллег в команде:

• работа с курьером/курьерскими службами: прием заявок через информационную систему, отправка документов/грузов;

• организация командировок для сотрудников (покупка ж/д и авиа билетов, бронирование гостиниц, заказ такси).

Для того, чтобы справляться с задачами нужны:

• высшее законченное образование;

• грамотная письменная и устная речь;

• уверенное владение приложениями MS Office;

• умение работать с большим объемом информации;

• опыт работы с документами;

• желателен опыт работы офис-менеджером /оператором /администратором от 1 года.