Офис-менеджер

Знание:

• локальных нормативных актов общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ;
• правил деловой переписки и этикета;
• правил защиты конфиденциальной служебной информации;
• структуры организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• основ договорной работы, порядок заключения договоров;
• принципов организации снабжения офиса;
• правил организации встреч в офисе;
• правил проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
• структуры и принципов организации документооборота;
• правил работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правил составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.

Умение:

• вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
• формировать заказы на техническое и сервисное обслуживание офиса и офисного оборудования;
• помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
• поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании.

Обязанности:

- Организация работы офиса.

- Контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов обслуживания клиентов.

• следить за функционированием офиса, например, заказывать канцтовары и расходные материалы;
• контролировать работу курьерской службы, технического персонала;
• принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;
• следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования;
• организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;
• участвовать в организации корпоративных мероприятий;
• разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды;
• выполнять поручения руководства.