Добро пожаловать на борт!

Как устроен процесс онбординга в ANCOR и как мы сделали его удобным для новичков и их руководителей — рассказывает старший специалист по подбору и адаптации ANCOR Александра Бондаревская.

После пандемии мы задумались об оптимизации процесса адаптации. Нас стало очень много, слишком много сотрудников одновременно проходили адаптацию, при этом весь процесс велся в таблицах. Один сотрудник постоянно мониторил эти таблицы: когда выходит сотрудник, когда его пригласить на Induction (прим. Induction — вводный курс о компании для новых сотрудников), когда отправить и какую рассылку — очень много ручного труда. Был большой риск, что мы кого-то упустим. Плюс и процесс адаптации развивался — появлялись новые этапы, мероприятия, опросы, замеры.

Возникла необходимость в системе, которая отслеживала бы даты выхода новых сотрудников, на каких они находятся этапах адаптации, кто их руководитель, как проходит процесс; и при этом позволяла бы собирать аналитику и была бы прозрачной для всех участников.

Мы провели большое исследование и выделили основные блоки работы.

У нас в компании так заведено, что мы закладываем везде и всегда глубокие смыслы. Нам было важно, чтобы этот продукт полностью находился в наших руках. К тому же у нас сложная система компаний внутри группы, кадровых назначений, только мы можем в этом разобраться 😊 Разные подразделения, как разные миры, работают по-разному, и привести всех к одному знаменателю невозможно.

Конечно, мы пообщались с разными провайдерами, предлагающими готовые цифровые решения для адаптации, и поняли, что, если мы будем делать систему самостоятельно, это будет точно дольше, но... существенно дешевле. Нам важна была не скорость, а качество. Плюс вопрос поддержки и доработок, которые, если мы делаем систему силами собственной разработки, также будут на нашей стороне. Так мы самостоятельно сделали цифровым процесс адаптации для наших новых сотрудников.

Какой путь сейчас проходит кандидат, получивший оффер в ANCOR?

Во-первых, кандидат получает электронный оффер. После того, как он его подтверждает, ему приходит список документов, необходимых для оформления, презентация о компании и памятка нового сотрудника.

Далее каждому новичку открывается Личный кабинет адаптации. Над этим инструментом мы работали почти год. В результате у сотрудника есть система, где:

• понятно описаны все шаги, которые предстоит пройти в процессе адаптации,
• собраны все ссылки на документы, обучения,
• сохранены все ссылки, которые необходимы в работе,
• закреплены цели и задачи на испытательный срок.

Даже после завершения адаптации можно вернуться к любому шагу, вебинару, документу; пройденные шаги перемещаются в архив, но остаются доступными всегда.

В адаптации у нас есть еще один участник процесса — руководитель. У руководителя тоже есть свой кабинет, в котором он может отслеживать развернутую информацию по всем сотрудникам в команде:

• будущие сотрудники — кто выходит и когда,
• адаптирующиеся — кто на каком этапе,
• и действующие — сколько отпускных дней накоплено, когда день рождения, какой стаж и т. д.

Раньше эта информация не была консолидирована, ее нужно было запрашивать у кадровиков. Теперь у сотрудника есть “Моя адаптация”, а у руководителя “Моя команда”. И они объединены в одну систему.

Сейчас мы работаем над тем, чтобы Личный кабинет адаптации сотрудника был связан с Программой Бадди (метод адаптации и обучения, когда на старте новичку помогает опытный коллега), но это совсем уже другая история 😊

Не могу не сказать про чат-бот. У новых сотрудников всегда много точечных вопросов, специалист по адаптации получает их в большом количестве, но главное, они повторяющиеся. Да, у нас есть ИНТРА (прим. — внутренний портал), но с ней еще надо разобраться новому сотруднику 😊

Так в феврале 2023 г. у нас появился чат-бот на базе Telegram. Это отличный помощник, который позволил нам разгрузить специалиста по адаптации, а сотрудникам — получать быстрые ответы в режиме 24/7.

Какие преимущества дает сотруднику Личный кабинет?

Во-первых, это единая база знаний, доступная сотруднику всегда. Некоторые коллеги могут проходить несколько адаптаций за время работы в компании — при переходе с грейда на грейд, например, с позиции аналитика на позицию старшего аналитика. И все знания будут копиться в одном кабинете.

Вторая особенность кабинета в том, что он может быть кастомизирован под разные подразделения компании. Например, для сотрудника GeekSource (прим. GeekSource — группа компаний ANCOR, специализируется на подборе ИТ-специалистов), будут назначены и общие шаги адаптации, и специфические для сорсеров.

Но самое главное, в нем могут быть закреплены задачи на испытательный срок — это самая ближайшая доработка. Очень часто сотрудники не понимают, чего конкретно от них ждут на испытательном сроке, как будет оцениваться успешность его прохождения. В личном кабинете у руководителя появится возможность прописать цели на испытательный срок. Сотрудник с ними ознакомится, они будут закреплены, описаны: абсолютная прозрачность и отсутствие стресса по этому вопросу гарантированы 😊

Мы очень рады, что у нас получилось сделать рабочий инструмент, которым быстро стали пользоваться все сотрудники компании. Нашей главной целью было сделать цифровую, удобную, единую систему для сотрудников, чтобы минимизировать стресс от большого и разрозненного количества источников информации и предложить рабочий инструмент, которым классно пользоваться и к нему возвращаться. Этой цели мы точно добились, минимизировали стресс и отдела адаптации, и пользователей 😊 С момента запуска в ноябре 2023 г. через личный кабинет адаптации прошли около 300 сотрудников — большая часть из них новички, и около 10% тех, кто прошел адаптацию при переходе на новую позицию.