Помощник генерального директора
от 80 000 ₽
От 3 до 6 лет
Полная занятость
Полный день
Описание вакансии
Обязанности: - Организовывать работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора.
- Контролировать точность и срок выполнения указаний и поручений Генерального директора.
- Принимать и, при необходимости, перенаправлять поступающие телефонные звонки.
- Контролировать организацию проведения телефонных переговоров генерального директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
- Контролировать регистрацию корреспонденции, передачу ее на рассмотрение генеральному директору в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовку ответов, отправку исполненной документации по адресатам. Контролировать ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции.
- Вести рабочее расписание генерального директора.
- Принимать документы и личные заявления на подпись генерального директора.
- Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
- Регистрировать приказы и распоряжения и др., знакомить сотрудников компании с ними, собирать листы ознакомления.
- В соответствии с установленными нормами и правилами заверять все необходимые документы. (При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставлять заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.)
- Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
- По поручению генерального директора составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
- Контролировать обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
- Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Контролировать формирование управленческой документации в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение ее сохранности и своевременной передаче в архив.
- Осуществлять внедрение прогрессивных технологических процессов работы с управленческими документами и документированной информацией.
- Участвовать в разработке нормативных методических документов по ведению делопроизводства, унифицированных систем документации, а также классификаторов документированной информации.
- Контролировать систематизацию и текущее хранение управленческих документов в соответствии с номенклатурой дел.
- Оказывать консультативную помощь работникам Организации по вопросам делопроизводства.
-
Образование высшее
-
Релевантный опыт работы от 5 лет
Обязательно знание:
- Законодательных и нормативных правовых актов, методических документов касающихся деятельности Организации, делопроизводства и хранения документов.
- Стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации
- Схемы организации документооборота Организации, в т. ч. электронного.
- Порядка оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности управленческой документации.
- Основ законодательства о труде.Основ организации труда и управления.
Вакансия опубликована:
сегодня,
Санкт-Петербург
Похожие вакансии
Оценки по категориям
Преимущества и льготы компании
Сотрудники чаще всего указывали следующие льготы и преимущества на основании 57 отзывов
93%
Своевременная оплата труда
77%
Наличие кухни, места для обеда
77%
Оплата больничного
61%
Удобное расположение работы
28%
Профессиональное обучение
18%
Медицинское страхование
11%
Корпоративные мероприятия
9%
Гибкий рабочий график
9%
Система наставничества
2%
Оплата транспортных расходов
Похожие вакансии
Помощник руководителя / Секретарь
до 100 000 ₽
Помощник руководителя
от 70 000 ₽
Ассистент руководителя
90 000 - 90 000 ₽
Помощник руководителя
от 75 000 ₽