Администратор проектов

Компания Napoleon IT ― команда менеджеров, дизайнеров и разработчиков, которые по-настоящему влюблены в свое дело.

Мы - динамично растущая и развивающаяся компания. Нам 13 лет , но нам по-прежнему присущ дух стартапа и желание сделать компанию, меняющую мир вместе с Тобой!

Более 210 сотрудников, 3 офиса в России, 3 собственных продукта и своя школа, в рамках которой мы запускаем различные курсы и образовательные проекты.

Современная энергичная мультикультурная среда (сотрудники нашей компании работают в разных городах России и за рубежом).

Наша цель - быть на пике актуальности в стремительно меняющемся мире информационных технологий!

Сейчас мы ищем Администратора проекта на крупный проект с заказчиком из гос. сектора.

Мы ждем от тебя:

• Глубокие знания и опыт ведения документооборота по госконтракту, включая опыт использования электронного документооборота (ЭДО);
• Отличные организаторские способности: умение планировать, организовывать и координировать работу;
• Высокая внимательность к деталям: способность к точному и безошибочному выполнению работы;
• Умение работать с документами: опыт работы с различными типами документов, умение их систематизировать и архивировать;
• Экспертное владение офисными приложениями: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Docs;
• Знание основ управления проектами: понимание основных принципов управления проектами и методологий;
• Навыки деловой переписки: умение грамотно и профессионально составлять письма, отчеты и другую документацию;
• Навыки работы с системами управления проектами (желательно): Jira, MS Project;
• Опыт работы в государственном секторе: понимание специфики работы с гос.заказчиками;
• Умение работать в команде: способность к эффективному взаимодействию с членами проектной команды;
• Стрессоустойчивость: способность сохранять выдержку и работоспособность в условиях многозадачности и дедлайнов.

Тебе предстоит:

Управление документооборотом:

• ведение реестра документов проекта: создание и поддержание актуального реестра всей проектной документации (технические задания и проектные решения, протоколы совещаний, отчеты, планы, договоры и т.д.) учитывая специфику работы по госконтракту;
• архивирование документов: разработка правил и требований, организация системы хранения и архивирования проектной документации;
• подготовка необходимых документов (отчетов, презентаций, официальных писем) по шаблонам или по заданию руководителя проекта, форматирование и редактирование документов, согласование с юридической службой;
• контроль доступа к документам проекта в соответствии с правами и ролями участников;
• обеспечение прозрачности документооборота.

Организация операционного процесса:

• планирование встреч: организация и планирование встреч проекта, включая подготовку и рассылку приглашений;
• управление календарем проекта: ведение календаря проекта и отслеживание сроков выполнения задач;
• управление задачами: вспомогательная работа по контролю за выполнением задач (напоминание ответственным, сбор информации о прогрессе) и корректным учетом рабочего времени проектных команд - обязательное использование системы управления проектами (Jira);
• управление рисками: документальный сбор информации о потенциальных рисках и проблемах проекта;
• подготовка материалов для встреч: сбор и подготовка необходимых материалов для встреч с заказчиком и другими заинтересованными сторонами;
• взаимодействие с внешними подрядчиками: вспомогательные коммуникации с привлеченными специалистами / организациями.

Протоколирование коммуникаций (применение LLM-технологий является обязательным):

• подготовка и ведение протоколов совещаний: фиксация результатов совещаний, решений, принятых задач и назначенных ответственных; распространение протоколов участникам; контроль исполнения поручений исполнителями в согласованные сроки;
• фиксация коммуникаций: транскрибирование переговоров, встреч, документирование и каталогизация коммуникаций (письменных, устных) в рамках проекта;
• формирование отчетов: составление отчетов о ходе проекта на основе протоколов и другой информации.

Мы предлагаем:

• Крутая команда единомышленников, с нами тебе будет комфортно и интересно разделять рабочее время и даже отдыхать;

• Возможность прокачивать свои навыки. У нас большие кросс-функциональные команды!

• Конкурентный уровень дохода в зависимости от вашего опыта;

• Компенсация расходов на покупку профессиональной литературы;

• Компенсация языковых курсов;

• Доступ к курсам Giga School;

• Оплата профильных online конференций;

• Корпоративные мероприятия на любой вкус: интеллектуальные, спортивные и творческие и тимбилдинги;

• Корпоративные выплаты на торжественные мероприятия: свадьба, рождение ребенка, а также потерю близких родственников;

• Гибкий рабочий день при условии синхронизации с командой;

• Уютная кухня с фруктами, сладостями и большим выбором чая и кофе;

• Трудоустройство по ТК РФ, «белая» заработная плата.

Рассматриваем вариант удаленного сотрудничества в формате full time, либо формат работы в офисе в одном из городов присутствия (Челябинск, Санкт-Петербург, Москва).