Бизнес-ассистент / Личный ассистент

Привет! Мы в IT-компании Xpage уже 21 год создаём IT-проекты: сервисы для предприятий, экосистемы для спортивных клубов, высоконагруженные продукты для среднего и крупного бизнеса. Мы любим технологии и знаем, как использовать их силу. А еще мы гордимся дружественной атмосферой в команде и отличаемся сильной экспертизой в разработке. Всегда ищем начинающих и опытных специалистов, которые любят IT также, как и мы — нам есть над чем поработать и чему научиться друг у друга.

Мы в поиске бизнес-ассистента / личного ассистента к нам в команду для работы с основателем.

Тебе предстоит:

Выполнять рабочие задачи:

• Вести списки задач, проектов, встреч и напоминаний;

• Планировать деловые и личные поездки (подбор билетов и отелей, планирование встреч и составление программ мероприятий);

• Документировать совещания и встречи, осуществлять подготовку к их проведению, информировать участников, рассылать повестки и материалы;

• Контролировать выполнения сотрудниками поставленных бизнес-задач в установленные сроки;

• Контролировать отправку поздравлений (сообщений) на праздники и дни рождения клиентов;

• Вести бизнес-переписки (банки, подрядчики, госорганы и т.д.);

• Помогать в организации небольших мероприятий, информирование о них коллег;

• Создавать отчеты по текущим задачам;

• Общаться с сотрудниками и партнерами;

• Предлагать лучшие решения имеющихся задач.

Выполнять личные поручения:

• Организовывать travel-поддержку (планирование, маршруты, билеты, проживание);

• Организовывать покупки в online- и offline-магазинах и контролировать их доставку;

• Находить, собирать и структурировать информацию (подбор и сравнение техники, поиск информации по запросу руководителя);

• Искать подрядчиков и контролировать исполнение;

• Вести базу знаний ассистента и фиксировать все пожелания, инструкции и регламенты;

• Выполнять прочие личные поручения.

Что мы ждём от тебя:

• Опыт работы бизнес-ассистентом/личным ассистентом в IT от 1 года;

• Качества отличного ассистента: проактивность, исполнительность, ответственность, внимание к деталям, инициативность, энергичность;

• Умение самостоятельно погружаться в задачи и решать их, грамотно ставить ТЗ специалистам и контролировать выполнение;

• Опыт ведения бизнес-переписки (быть деликатно настойчивым, не бояться писать претензии от имени руководителя, если это потребуется);

• Понимание принципов тайм-менеджмента и календарного планирования;

• Умение искать и находить информацию из авторитетных и проверенных источников и структурировать ее;

• Навыки уверенного пользователя Google Docs, Microsoft Office, Telegram, Notion.

Будет круто, если у тебя есть:

• Опыт работы ассистентом или прохождение курсов подготовки ассистентов руководителей;

• Знание английского языка (разговорный и письменный).

Мы предлагаем:

• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00 – мы приветствуем работу из офиса, но открыты к обсуждению перехода на гибкий график или удаленку с момента получения необходимых компетенций;

• Официальное трудоустройство с выплатами 2 раза в месяц, годовая премия;

• Современный и уютный офис в центре города (Gagarin Residence, Лесопарковая, 8) с видом на лес, двумя переговорными с PS5 и собственной кухней с фруктами, сладким и кофемашинами, а ещё мы ходим в носках и тапочках;

• Карьерное развитие: наставничество на испытательном сроке, выступление в роли эксперта на митапах и курсах, встречи с руководителем по системе one-on-one и OKR для вашего развития и постановки стратегических целей компании;

• Бесплатное обучение: доступ к курсам GigaSchool, библиотека проф. литературы, участие в конференциях и митапах, консультации с экспертами или приобретение необходимых обучающих курсов;

• Календарь мероприятий с учетом ваших пожеланий: поездки на горнолыжку, пикники, турниры в CS:GO, участие в квизах и многое другое;

• Спортивное развитие: совместное посещение матчей, оплата командных спортивных мероприятий, скидка в спортзале в здании офиса.

Мы раскрываем потенциал команды, используя инновационные технологии и цифровые решения.

Будем рады познакомиться и пообщаться. Напиши небольшое сопроводительное письмо о себе, и начнем диалог :) До встречи!