Административный ассистент/Бизнес ассистент

Обязанности:

1. Административная поддержка

Решение организационных вопросов (согласование времени и координация встреч/совещаний, оповещение участников о встречах, организация пропусков и парковок, управление календарем);

Протоколирование, формирование повестки, фиксирование задач по итогам встреч, контроль их своевременного исполнения и результатов;

Работа с документами (инициация согласования договоров и иных документов, контроль подготовки и отправки документов по электронной почте и обмена оригиналами, ведение учета и хранения документов, согласования договоров на всех этапах, взаимодействие с курьерами, отчетность);

Координационная и информационная поддержка руководителя во всех активностях (встречи, документы, отчеты, travel-поддержка);

Поиск и анализ информации в интернете (подготовка аналитических справок, сбор информации для проектов и мероприятий);

Выполнение поручений руководителя.

— — — — —
2. Координация бизнес-процессов:

Ведение оперативного статуса по проектам, бизнес-задачам, поручениям руководителя, контроль сроков и качества исполнения поручений, консолидирование информации, составление презентаций;

Работа с тендерной документацией, отслеживание сроков проведения тендеров, взаимодействие с участниками, работа с электронными торговыми площадками, подготовка отчетов по текущим конкурсам, разбор конкурсной документации;

Взаимодействие с контрагентами/партнерами/заказчиками (встречи, поручения, ведение деловой переписки);

Участие в организации корпоративных и социальных мероприятий (поиск подрядчиков, подготовка смет, монтажных листов, программы, взаимодействие с участниками и модераторами мероприятий);

В дальнейшем - курирование отдельных направлений и проектов, налаживание коммуникации между участниками, работа с узкими местами и различными вопросами на проектах.

— — — — —
Что мы ждем от кандидата:

Высшее образование;

Опыт работы координатором отделов или проектов/ассистентом/помощником руководителя 1-5 лет;

Наличие опыта удаленной работы;

Опыт работы в команде – вам предстоит работать с большим количеством внутреннего взаимодействия между участниками;

Навыки работы с инструментами Google, Яндекс (таблицы, документы) и MS Office (Word,Excel, PowerPoint, Outlook);

Высокий уровень самоорганизации, готовность работать оперативно и ответственно в режиме многозадачности, развитые коммуникативные и аналитические навыки;

Умение быстро находить и проверять информацию, структурировать большие объемы информации;

Проактивный подход и умение мыслить результатами;

Владение навыками деловой переписки, грамотная устная и письменная речь;

Внимательности и щепетильности в работе: при отклике на вакансию вы начнете сопроводительное письмо с перечисления трех самых важных качеств для ассистента.
— — — — — — —
Условия:

Удаленная работа;

Оформление по ТК;

Обеспечение техническим оборудованием (телефон, ноутбук);

5-ти дневная рабочая неделя (с понедельника по пятницу);

Предоставление ДМС после прохождения испытательного срока;

Испытательный срок 1-3 месяца;

Заработная плата – от 75.000 руб.