Помощник директора филиала

1. Прием и распределение входящих звонков.
2. Прием документов и личных заявлений на подпись директору Филиала.
3. Составление и редактирование служебных писем по поручению руководства.
4. Регистрация в системе электронного документооборота и оформление в дело приказов по основной деятельности, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, договоров Филиала и иной документации.
5. Организация делопроизводства Филиала и текущего хранения документов, в том числе отправка и получение заказной корреспонденции.
6. Формирование дел для последующего архивного хранения документов.
7. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, в том числе в электронном виде, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).
8. Сбор материалов и информации, необходимых руководству, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов.
9. Организация и контроль своевременного предоставления отчетности в Общество.
10. Техническая поддержка руководства (копирование, печать, сканирование).
11. Организация поездок и командировок директора Филиала (информирование отдела кадров о продолжительности командировки для оформления соответствующих документов, заказ билетов, в том числе онлайн).
12. Подготовка совещаний, проводимых директором Филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов совещаний.
13. Участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результат встреч, переговоров.
14. Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений по поручению руководства, доведение до них указаний и распоряжений директора Филиала.
15. Обеспечение рабочего места директора Филиала необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.
16. Организация и контроль исполнения поручений директора Филиала сотрудниками.

17. Взаимодействие со структурными подразделениями Филиала с целью решения задач, поставленных перед Административной службой.