Офис-менеджер / помощник руководителя

В нашей компании открыта временная вакансия офис-менеджера (помощника руководителя) на 1 - 1,5 месяца.

Обязанности:

• Ежедневное ведение календаря Генерального директора; Коммуникация с деловыми партнерами, согласование расписаний, планирование встреч и командировок;

• Подготовка информационных справок ко встречам по запросу, оформление презентаций; составление отчетов и протоколов встреч;

• Организация подписаний/встреч с участием Генерального директора; Организация участия в конференциях;

• Travel поддержка (командировки, в т.ч. сложные маршруты, получение виз и т.д.);

• Административная поддержка работы офиса (подбор контрагентов, закупки офисной техники, контроль бесперебойной работы систем жизнеобеспечения офиса);

• Входящие звонки (ресепшен), подача чая/кофе Генеральному директору и гостям;

• Документооборот, авансовые отчеты;

• Организация работы курьерских служб, переводчиков, корпоративного такси и др.;

• Обустройство офиса, организация корпоративных мероприятий;

• Взаимодействие с контрагентами и взаиморасчеты (аренда помещений, коммунальные платежи, доп. расходы на ремонтные работы в офисе);

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

• Оперативное реагирование на все возникающие вопросы и изменения.

• Опыт работы в должности помощника руководителя, желательно в небольших УК, опыт в инвестиционной сфере будет плюсом;

• Уверенный пользователь ПК;

• Умение работать с офисной техникой;

• Умение грамотно организовать работу;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Знание норм делового этикета;

• Ответственность, коммуникабельность, пунктуальность;

• Опыт ведения делопроизводства;

• Стрессоустойчивость;

• Ведение переговоров с контрагентами;

• Желание помогать и создавать в офисе благоприятную атмосферу;

• Навык составления и оформления официальных писем и запросов;

• Знание английского языка на среднем уровне (intermediate);

• Динамичная, умная, способная брать на себя ответственность и предлагать решения, готовая активно вовлечься в бизнес.

Условия:

• Вакансия временная - сотрудник требуется на период 1-1,5 месяца.
• 5/2, полный рабочий день с 09:45 до 18:45, обед 1 час (по выбору сотрудника в период с 12-15)

Если наша вакансия Вас заинтересовала, ждем Ваших резюме с фотографией.