Делопроизводитель/Офис-менеджер

Обязанности:

• Ведение делопроизводства: договоры, почта, приказы, распоряжения, журналы и тд.
• Прием, регистрация, распределение входящей / исходящей корреспонденции
• Прием и распределение входящих / исходящих звонков
• Создание и ведение архива
• Контроль внутреннего документооборота
• Прием и регистрация документов на подпись руководству
• Прием / Отправка документов: почта РФ, экспресс почта, e-mail
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Взаимодействие с заказчиками в части договоров и документооборота
• Контроль своевременного продления лицензий на электронных площадках
• Составление договоров, в том числе с субподрядчиками
• Ведение реестра договоров, их подшивка, контроль корректного оформления
• Мониторинг сроков окончания договоров
• Составление претензий
• Мониторинг корпоративной почты (чистка от спама и ненужных писем)

• Контроль работы курьера, организация поездок

• Помощь в работе другим отделам: сметный отдел, отдел закупок

• Организация встреч с партнерами

• Исполнение прочих поручений руководителя

• Взаимодействие с арендодателем (предоставление арендатору заявок на пропуска в здание физических лиц и авто)

• Взаимодействие со службой заказчика при оформлении документации на конкурс и позже при выигрыше, в том числе взаимодействие с банками и агентами при оформлении банковской гарантии, участие в конкурсных процедурах по 223-ФЗ и 44-ФЗ:

• Сбор и подача всей конкурсной документации - договоры, сметы, КС, информация о компании

• Взаимодействие с нотариусом при изменениях вносимых в учредительные документы

• Соблюдение служебного этикета, политики организации и должностных обязанностей

• Умение работать в режиме многозадачности: оперативность, исполнительность пунктуальность, ответственность, стрессоустойчивость, креативность
• Опытный пользователь ПК: MS-Office, Эл. почта, офис. техника, 1С-предприятие
• Быстрый набор текста на ПК
• Опыт работы от 1 года
• Грамотная речь, правописание и пунктуация

• Навыки грамотной деловой переписки, переговоров по телефону и при встрече

• Адекватность, не конфликтность, дружелюбность, тактичность

• Эффективное взаимодействие с людьми, как следствие, взаимопонимание и необходимый результат

• Внимательность к деталям, аккуратность с документами

• Склонность к порядку и "чистому" рабочему столу

• Ответственное выполнение поручений

• Организованность в ведении дел, чтобы не нужно было постоянно контролировать и подталкивать

• Работа в офисе
• Официальное трудоустройство
• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00
• Соц. пакет