Начальник службы контроля поручений и документооборота - Личный помощник генерального директора

В связи с повышением предыдущего руководителя в крупную производственную компанию требуется новый руководитель отдела - личный помощник руководителя.

Обязанности:

1.Управление календарем руководителя и организация встреч:

• Планирование и координация встреч и совещаний.
• Протоколирование и ведение записей встреч.

2.Организация командировок:

• Планирование поездок и подготовка отчетных документов.
• Визовая поддержка и координация логистики.

3.Ведение календаря мероприятий партнеров:

• Организация и подготовка подарков для контрагентов.
• Координация участия в мероприятиях.

4.Контроль сроков:

• Обеспечение соблюдения дедлайнов и контроль за выполнением задач.

5.Документооборот:

• Управление документооборотом в системе 1С; подготовка и издание приказов.
• Представление документов на подпись Генеральному директору после согласования.

6.Гостеприимство и организация досуга:

• Встреча гостей и обеспечение комфортного пребывания.
• Администрирование переговорных комнат и приемной.

7.Управление корреспонденцией:

• Контроль поступающей корреспонденции, включая электронную почту.
• Взаимодействие с АО Почта России.

8.Бюджетирование:

• Планирование и контроль годового бюджета.

10.Координация офис-менеджмента:

• Постановка задач офис-менеджерам и контроль их выполнения.
• Исполнение обязанностей офис-менеджера в период его отсутствия.

• Высшее образование;

• Высокая внимательность к деталям, пунктуальность, ответственность;

• Опыт управления командой;
• Отличные коммуникативные навыки, чувство такта;
• Ответственный подход к решению задач.

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя с 09:00 до 18:00 (суббота и воскресенье выходные дни)
• Рабочее место в г. Владивосток. ООО "Ратимир".
• Возможности карьерного роста;
• Официальное трудоустройство, полный социальный пакет.