Офис-менеджер

• Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;

- Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами (продуктами питания: чай, кофе, сахар, молоко, салфетки и.т.д., хозяйственными товарами для чистки помещении) и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и другое, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры);

-отправка и прием корреспонденции\ посылок курьерскими службами и распределение входящей корреспонденции/посылок сотрудникам офиса , хранение реестра по почтовым отправкам; поиск поставщиков услуг и заключение договоров с курьерскими службами.

- Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, получает доверенности с отдела бухгалтерии для получения ТМЦ, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы для предоставления в финансовый отдел;

- Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей; Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей,

- Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и другое), осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, мониторинг работы линий связи, интернета при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

- Контролирует процесс заключение договоров по оказанию услуг после согласования с руководством поставщика по сервисному обслуживанию информационных технологии, запрашивать необходимую документацию для финансовой отчетности, следить за своевременным предоставлением услуг поставщиком;

- Организует деловые встречи и переговоры (презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий) с партнерами и поставщиками услуг (планирование деловых встреч, определение линии деловых переговоров, получении письменных подтверждении о времени и месте проведение встреч и переговоров, информационная, техническая и документационная поддержка руководства;

- Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку, ведение реестра входящей документации с регионов, передача входящей корреспонденции ответственным лицам;

- подготовка рабочего место для новых сотрудников компании в офисе (наличие рабочего стола, стула), контролирует техническое оснащение (ноутбук, рабочее состояние и подключение к сети, интернет модема, исправность телефона), до вступления должностного лица к работе, передача стартового набора канцелярских принадлежности, в случае необходимости приобретения недостающего оборудования, технического оснащения и в целях надлежащей комплектации рабочего места передает сообщение руководству ТОО и получает согласование на приобретение недостающего предмета;

- Осуществление переводов документов, текстовых сообщение поступающих от руководства самостоятельно, так же в зависимости от объема текстов посредством переводческих агентств, поставщиков услуг.

- Подготавливает отчеты руководству предприятия о проделанной работе;

- Исполняет иные смежные обязанности по поручению руководства.

• После обучения и получения сертификата по ТБ и ОТ - полное сопровождение процесса по технике безопасности
• Обеспечение разработки и функционирование системы управления охраны труда в ТОО;

• Высшее (или послевузовское) образование по соответствующей специальности,
• Желателен опыт работы и прохождение проверки знаний по БиОТ (Сертификат) и стаж работы по специальности на должностях в области безопасности и охраны труда не менее 2 лет.

• Работа в офисе офлайн
• Пятидневная рабочая неделя