Секретарь приемной (Reception)

Обязанности:

• прием и распределение звонков (немецкий, английский, русский языки);
• контроль за состоянием переговорных комнат, встреча клиентов;
• организация видеоконференций и/или видео-звонков с помощью Microsoft Teams/Zoom/WebEx/др. платформ (при необходимости проведения их в переговорной комнате);
• прием, регистрация и распределение корреспонденции;
• работа с курьерскими службами, курьерами и водителями;
• поддержка коллег в организации и оформлении командировок (такси, travel support, вкл. оформление отчетности для бухгалтерии);
• делопроизводство (на русском, немецком и английском языках);
• форматирование документов и презентаций в соответствии с корпоративными требованиями (Word, Excel, Power Point, Visio);
• печать и брошюровка документов/презентаций в соответствии с корпоративными требованиями, требованиями государственных инстанций, клиентов и организаторов маркетинговых мероприятий;
• составление описей документов;
• поддержка в организации переводов документов;
• транскрибирование аудиозаписей (при необходимости);
• работа с базами данных (Excel, Outlook, собственные корпоративные программы).

Требования:

• уверенное владение немецким и английским языком (устно и письменно);
• четкая дикция;
• приветствуется опыт аналогичной работы секретарем на ресепшен или секретарем-ассистентом желательно в иностранных компаниях;
• уверенное знание и владение программами Microsoft Office (Word, Power Point, Outlook, Excel);
• внимательность, аккуратность, собранность, стрессоустойчивость, коммуникабельность;
• умение работать в коллективе, готовность оказать помощь коллегам, доброжелательность;
• готовность как к монотонной работе, так и к работе в режиме многозадачности.

Условия:

• пятидневная рабочая неделя (40 часов), суббота, воскресенье - выходные дни;
• график работы: пн/вт/ср - с 08.30 до 17.30, чт/пт - с 12.30 до 21.30;
• ДМС;
• полис ВЗР;
• ежемесячная доплата на питание.