Офис-менеджер/Помощник руководителя

Уважаемые соискатели!

В Группе Компаний открыта дополнительная вакансия "Офис-менеджер" . Обучение и введение в должность нового работника предусмотрены со стороны Работодателя и действующего офис-менеджера.

Требования:

• Высшее образование желательно.
• Опыт сотрудничества с руководителями Группы Компании и сотрудниками структурных подразделений.
• Опыт работы в должности офис-менеджер/помощник руководителя от 1-2 лет в Группе Компаний (несколько юридических лиц желательно).
• Умение вести деловую переписку. Грамотная речь.
• Уверенное знание офисных программ (в т.ч. Word, Excel, Power Point, 1C желательно).
• Способность работать в режиме многозадачности.
• Презентабельный внешний вид, вежливость, исполнительность, аккуратность, грамотность, внимательность.

Обязанности:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса. Взаимодействие с арендодателем.
• Деловая переписка, анализ и обработка сообщений электронной почты, прием/переадресация входящих звонков по Группе Компаний.
• Регистрация корреспонденции, взаимодействие с Почтой России и экспресс-почтой.
• Формирование и передача документов на подпись Генеральному директору.
• Организация командировок руководителей и других сотрудников (бронирование гостиниц, заказ билетов, заказ такси).
• Участие в организации корпоративных мероприятий, поздравлений партнеров и сотрудников.
• Работа в 1С, создание заказов поставщику и заявок на оплату счетов (отслеживание их оплаты при необходимости).
• Изготовление шаблонов визитных карточек, формирование заказов на их изготовление.
• Планирование рабочего дня руководителя, ведение электронного календаря (при необходимости).
• Подготовка переговорных для заседаний, совещаний, проводимых руководителями.
• Ведение делопроизводства, контрольно-регистрационной картотеки (ведение журнала корреспонденции) по Группе Компаний.
• Оформление пакета документов для подачи рабочих виз для зарубежных командировок сотрудников и руководителей ( при необходимости, редко)
• Присвоение номеров (регистрация) Договоров с покупателями и поставщиками, хозяйственных, транспортных, на тех.обслуживание, и ремонт.
• Заказ пропусков, встреча посетителей.
• Взаимодействие с администрацией арендодателей по ремонтно-хозяйственному обслуживанию (оформление заявок на замену лампочек, обслуживание и ремонт кондиционеров, отопление офиса.
• Копирование, сканирование, рассылка входящей корреспонденции.
• Осуществление контроля за выставлением счетов на оплату услуг связи (телекоммуникационные, интернет и т.д.), экспресс почты (Пони экспресс, DHL).
• Буфетное обслуживание руководства (чай, кофе) при необходимости.
• Сбор служебных поручений для водителя-экспедитора, контроль исполнения им служебных поручений.

Условия:

• Оформление по ТК РФ (отпуск, больничный). Нормированный рабочий день.
• Официальная заработная плата (выплачивается 2 раза в месяц стабильно).
• Испытательный срок 3 месяца.
• График работы 5/2, с 09.00 до 18.00, в пятницу с 09.00 до 17.00.
• Возможность обучения и карьерного роста в Группе Компаний.
• Офис м. Марьина Роща (в пешей доступности от метро 10-12 мин.).