Заменяющий специалист по документообороту (БЦ Riga Land)

Заменяющий специалист по документообороту с 18 сентября на 1-2 недели (замена постоянного сотрудника на время отсутствия)

Loftice – аутсорсинговая компания, с 2010 года мы организуем административные сервисы в известных российских и иностранных компаниях.

Ищем секретаря в офис крупной FMCG компании, производителя молочной продукции и товаров для здорового питания.

Это замена нашего постоянного сотрудника на время отсутствия с 18 сентября на 1-2 недели.

Обязанности:

• Администрирование договоров (печать, простановка штампов, организация подписания со стороны компании, проверка подписанного и согласованного договора на наличие всех подписей и печатей, архивирование документов в системе, систематизация и организация хранения оригиналов);

• Исполнение запросов о предоставлении оригиналов договоров (поиск оригинала в архиве, передача оригинала по акту приема-передачи, контроль возврата);
• Ведение текущего делопроизводства (регистрация входящей/исходящей документации, отправка по электронной почте скан образов входящих писем на рассмотрение руководителям подразделений, отправка служебной корреспонденции);

• Контроль за поступившими электронными запросами на общие ресурсы компании, регистрация, направление на рассмотрение (общий электронный адрес, Портал Госуслуги, Личный кабинет на сайте «Почта России»);
• Отправка официальных исходящих писем через электронные ресурсы, личный кабинет на сайте «Почта России»
• Создание РО/GR, своевременная передача документов на оплату, контроль прохождения документов;
• Изготовление, учет, уничтожение печатей и штампов / визитных карточек (ведение единого журнала учета печатей, взаимодействие с поставщиком, контроль исполнения заявок);
• Организация переводов документов по заявкам сотрудников (взаимодействие с бюро переводов, контроль исполнения заявок);
• Регистрация приказов и распоряжений
• Организация бумажного хранения оригиналов документов группы (подшивка оригиналов документов в дела, ведение реестра архивных документов)

Требования:

• Опыт или практика на релевантной позиции будет плюсом;
• Имеете возможность работать все рабочие дни в ближайшие недели;
• Стремитесь получать новый опыт и знания.

Условия:

• Часовая ставка 450 рублей до вычета налогов в час;
• Оформление по гражданско-правовому договору, выплаты еженедельно по четвергам;
• Офис расположен в БЦ Рига Лэнд (Красногорский район), корпоративные шаттлы от м. Строгино, м. Щукинская и ж/д Красногорская;
• Обучение и отличная возможность посмотреть как устроена работа в международной компании;
• Кофе-зона с творожками и йогуртами для отдыха и перекуса;
• Корпоративные скидки в Яндекс.Практикум;
• Перспектива дальнейшего сотрудничества, на вакансии временные проекты и постоянные вакансии мы в первую очередь рассматриваем кандидатов, которых уже знаем по временным проектам.