Администратор офиса

Обязанности:

1. Ведение журнала сотрудников:
   • Учет посещаемости и рабочего времени сотрудников.
   • Регистрация новых сотрудников и увольнение.
2. Обустройство офиса:
   • Организация и поддержание порядка в офисе.
   • Обеспечение офиса необходимыми расходными материалами и оборудованием.
3. Распечатка и отправка документов:
   • Подготовка и распечатка необходимых документов.
   • Организация отправки документов почтой или курьерской службой.
4. Сбор документов:
   • Сбор и обработка документов от сотрудников и клиентов.
   • Ведение архивов документов.
5. Сбор отчетности с сотрудников:
   • Сбор и консолидация отчетов от всех отделов.
   • Проверка отчетности на полноту и корректность.
6. Прием гостей:
   • Встреча и регистрация посетителей.
   • Предоставление информации и направление гостей к соответствующим сотрудникам.
7. Прием сотрудников:
   • Организация процесса приема новых сотрудников.
   • Обеспечение новых сотрудников всем необходимым для работы.
8. Организация обслуживания офиса:
   • Координация работы по техническому обслуживанию офисного оборудования.
   • Взаимодействие с сервисными службами и подрядчиками.
9. Обзвон сотрудников:
   • Координация звонков и передача информации сотрудникам.
   • Оповещение сотрудников о важных событиях и собраниях.
10. Управление офисными расходами:
    • Контроль за расходами на офисные нужды.
    • Ведение отчетности по расходам.
11. Административная поддержка руководства:
    • Выполнение поручений руководства.
    • Организация деловых поездок и командировок.
12. Составление презентаций:
    • Подготовка презентационных материалов по запросу руководства.
    • Обработка и структурирование информации для презентаций.
13. Назначение встреч:
    • Организация и координация встреч и совещаний.
    • Ведение календаря встреч руководства.
14. Протоколирование встреч:
    • Ведение протоколов встреч и совещаний.
    • Рассылка протоколов участникам и контроль за выполнением решений.
15. Покупка расходных материалов для офиса:
    • Заказ и контроль за наличием расходных материалов.
    • Взаимодействие с поставщиками.
16. Контроль уборки офиса:
    • Контроль за работой нанятых сотрудников по уборке офиса.
    • Обеспечение чистоты и порядка.
17. Доставка документов:
    • В редких случаях организация и выполнение доставки документов.
18. Адаптация сотрудников в офисе:
    • Помощь новым сотрудникам в адаптации к рабочему процессу.
19. Обеспечение напитками для встреч:
    • Организация/подача напитков для встреч и совещаний.
    • Обеспечение наличия необходимых напитков и аксессуаров для встреч.

Требования:

• Высшее образование.
• Уверенный пользователь ПК и офисных программ.
• Организационные способности и внимание к деталям.
• Коммуникабельность и навыки делового общения.
• Ответственность и стрессоустойчивость.

Условия:

• Официальное трудоустройство.
• График работы: понедельник-пятница с 9:00 до 18:00.
• Дружный коллектив и комфортные условия работы.