Office manager/Офис-менеджер

О компании

EMEX — компания с большой и интересной историей, один из первых маркетплейсов на рынке РФ. Cейчас EMEX — международный холдинг, который включает торговый, информационный, и фулфилмент бизнесы: EMEX.ru, EMEX.DWC в ОАЭ, фулфилмент оператор HWC.

• Информационный бизнес — соединяет покупателей и поставщиков и агрегирует информацию о 38 миллионах товарных предложениях.
• Торговый бизнес — самостоятельно приобретает и продает товары, и задает планку качества продуктов на маркетплейсе.
• Фулфилмент бизнес — формирует глобальную доставочную сеть и позволяет осуществлять доставку в более, чем 30 стран мира.
• Бэк-офис бизнес — управляет активами в России, ОАЭ, Японии, обеспечивая рост бизнесов.

В целевом видение бэк-офис бизнеса состоит из 4 частей, бесшовно интегрированных друг с другом и с пользователями:

• управление финансовыми активами,
• управление человеческими ресурсами,
• обеспечение безопасности,
• обеспечение жизнедеятельности (ASD).

EMEX — стабильный бизнес: на протяжении 20+ лет мы прибыльны каждый квартал. Достигнув определенного размера бизнеса и масштаба операций, компания столкнулась со всеми последствиями быстрого роста. Сейчас у бизнеса есть задача — быть эффективным, а для этого нужно достичь промежуточных целей по измеримости и управляемости. Для этого мы перепроектируем структуру всех компаний и значительно усиливаем наш бэк-офис бизнес.

О бэк-офис бизнесе и его команде

Сейчас в команде EMEX больше 700 человек, включая 45+ человек бэк-офиса, которые обеспечивают работу и развитие торгового, информационного, фулфилмент бизнесов.

Вы будете отвечать за поддержание эффективной работы Офисов в России (4 складских комплекса и при них - офисы, расположенных в Московской области) и обеспечивать их бесперебойное функционирование вместе с командой снабжения и эксплуатации.

Обязанности

Офис-менеджер необходим для поддержания организованной и продуктивной рабочей среды (Офис), что позволяет сотрудникам сосредоточиться на своих основных обязанностях и повышает общую эффективность бизнеса. Поэтому основными целями Офис-менеджера будут:

• Обеспечение бесперебойной работы офиса — все административные процессы выполняются эффективно и своевременно (например — отправить корреспонденцию, забронировать отель, добраться до Офиса на корпоративном транспорте).
• Обеспечение всеми необходимыми ресурсами (закупка питания, канцелярии, мебели итп) и поддержание чистоты и порядка в Офисе.
• Контроль за расходами — оптимизация офисных затрат и контроль за текущим наличием, чтобы избежать перерасхода средств.
• Поддержка культуры — внесение вклада в поддержание благоприятной атмосферы в командах и участие в организации корпоративных мероприятий.

Вашими метриками будут:

• уменьшение количества жалоб на чистоту, комфорт и качество продуктов,
• сокращение среднего времени на решение инцидентов, связанных с организацией рабочей среды,
• процент снижения необходимых затрат на поддержание офиса.

Зоны ответственности:

• Основные обязанности

  • Поддержание и улучшение состояния Офиса и вспомогательных сервисов (например, клининг-сервис, поставка продуктов питания).

  • Координация командировок, мероприятий

    • бронирование билетов, отелей, помещений для мероприятий,
    • коммуникация с сотрудниками и исполнителями,
    • помощь с оформлением необходимых документов (визы, командировочные итп).
  • Оптимизация работы с корреспонденцией — организация приема, оформления и распределения входящих, исходящих писем, формование требования к автоматизации процесса вместе с продуктом и юристом.
  • Формирование “технического задания” в команды закупки, эксплуатации для поиска лучшего предложения, решения, удовлетворяющего потребности офиса и работа с выбранными поставщиками товаров, услуг, контроль за запасами.
  • Управление помощниками офис-менеджера.

Цели на первые 12 недель:

• Оценить запасы и потребности — провести инвентаризацию офисных ресурсов (продукты питания, канцелярские товары, расходные материалы и т.д.) и организовать закупку недостающих товаров и продажу ненужных (при необходимости).
• Настроить работу с поставщиками — пересмотреть контракты с поставщиками и обновить контактные данные. Возможно, стоит пересмотреть условия сотрудничества или найти более выгодные варианты.
• Обеспечить порядок в Офисе — с помощью команды снабжения и эксплуатации улучшить состояние рабочих мест, общих зон и помещения в целом.

Требования

Уровень и опыт

• Уровень — Senior/Middle+
• Вы знаете английский язык на уровне В2+, можете свободно говорить и писать.
• У вас есть опыт работы в команде, отвечающей за комфорт, обслуживание и чистоту, административные вопросы (организация командировок, корреспонденции). На собеседовании нужно будет рассказать, с чего вы начинали управление и каких результатов достигли.
• Опыт работы в гостиничном бизнесе будет плюсом.

Hard-skills

• Вы умеете выстраивать процессы, позволяющие поддерживать и улучшать условия в Офисе.
• Вы обладаете навыком ресурсного планирования (на операционном/тактическом уровнях).
• Вы умеете выбирать подрядчиков — разрабатываете критерии выбора, исследуете варианты, организовываете тендеры, можете обеспечить лучший вариант — соотношение качества/ цены/ срока.
• Вы можете выступить заказчиком для команды IT. Знаете, какие у них есть возможности, какую информацию подавать на входе и как внедрять их инструменты в работу.
• Вы умеете управлять небольшой командой: строите эффективный найм, разрабатываете и внедряете онбординг, строите систему развития и обучения, можете сделать систему мотивирования и не дрогнете при увольнении неэффективных сотрудников.

Soft-skills

• Вы максимально самостоятельны и можете работать в рамках согласованных KPI и плана действий, принося результат.
• Вы отлично владеете коммуникацией — делаете резюме самого важного, структурно говорите, отлично выступаете, комфортно себя чувствуете в сложных переговорах, умеете проводить эффективные встречи. Вам нужно будет общаться с сотрудниками, поставщиками, дизайнерами интерьеров, решать спорные ситуации, доносить желания и позицию компании.
• У вас хорошо развито лидерство — вы умеете достигать результата ресурсами команды, учитываете интересы всех сторон, не отказываетесь от дополнительной ответственности и не проходите мимо, если кому-то нужна ваша помощь.
• Вы готовы работать в сильной и сфокусированной на результате команде — вам нравится сотрудничество с коллегами для решения сложных задач, вы не склонны к спорам “просто так”. Работа в сильной и слаженной команде — один из ключевых аспектов вашей мотивации.
• Вы умеете работать с людьми разных ролей — от инженера-наладчика, до продакт менеджеров. Вы знаете, как выстроить процессы работы, чтобы сотрудничество было эффективным.

Условия

• возможность попробовать себя в международном развитии
• возможность самостоятельно улучшать процессы и приносить пользу бизнесу.
• возможность сильно прокачать свои навыки автоматизации и многое применить на работе.
• гибридный формат работы - локация Дзержинский/Белая Дача/Томилино, корп транспорт от м Выхино, Томилино, Люберцы
• оформление по ТК РФ, ДМС