Помощник руководителя с функциями офис-менеджера

Здравствуйте, мой будущий помощник!

Меня зовут Ирина Леонидовна, я руководитель компании “РЛ-Финанс”, и я приветствую Вас на странице этой вакансии.

В данный момент я нахожусь в поисках помощника с функциями офис-менеджера, который поможет высвободить ресурс и прийти к системности, а также поможет с выполнением организационных задач. Основная его функция – освободить руководителя от микроменеджмента. Организовывать личные поручения и инициативы компании.

Эта вакансия для Вас, если:

1. У Вас есть опыт работы помощником (правой рукой руководителя) и Вы хотите развиваться в профессии;

2. Вы можете привнести свою чёткость и системность в реализацию новых проектов;

3. Вы активный и лёгкий на подъём человек, который умеет самоорганизоваться в процессе работы и "распаковывать" задачи;

4. Вы работаете системно, знаете, как вести задачи так, чтобы ничего не потерялось;

5. Вы любите выполнять нестандартные задачи, на которых можете прокачаться и получить новый опыт, не боитесь сталкиваться с чем-то нестандартным.

Основные задачи:

Основной упор в задачах будет именно на бизнес-сферу, но нам важно, чтобы Вы могли координировать и личные задачи.

1. Вести календарь руководителя, планировать время, отслеживать задачи в Битрикс и напоминать, если что-то забывается;
2. Организовывать встречи с командой или с заказчиками, подготавливать их (тема, повестка, статусы, основные тезисы), фиксировать ключевые моменты на встречах и передавать в работу руководителю или команде;
3. Закрывать и систематизировать рутину по бизнесу: создавать чек-листы под новые задачи, модерировать почту руководителя, контролировать сроки (по формированию документов, например), периодически работать с документами по шаблону и др.;
4. Описывать и готовить положения и отчёты по запросу руководителя;
5. Анализировать таблицы, сводить данные, искать, добывать и структурировать информацию;
6. Подготавливать инициативы, способствующие развитию компании;
7. Помогать с логистикой в командировках (travel-поддержка). Командировки только по России, нужно помогать с покупкой билетов, бронировать отели и т.д.;
8. Выполнять личные поручения (найти / заказать / забрать / поздравить/ организовать и т.д.);

Дополнительные задачи по офису:

1. Ведение журнала входящей и исходящей документации;
2. Отправка/получение корреспонденции (Почта России, курьерские службы);
3. Оформление пропусков для сотрудников и транспорта;
4. Хозяйственное обеспечение офиса, взаимодействие с арендодателем;
5. Организация служебных командировок для сотрудников (билеты, гостиницы);
6. Подготовка сотрудникам рабочих мест;
7. Помощь в заказе подарков, организации мероприятий.

Какие навыки мы ценим:

1. Уверенные навыки работы в MS Office (Word, Excel, PowerPoint);

2. Умение работать в режиме многозадачности: держать под контролем несколько дел и переключаться от одного дела к другому без потери информации и выгорания;

3. Готовность задавать вопросы, если что-либо не поняли, брать ответственность на себя за результат Вашей работы;

4. Наличие опыта работы помощником руководителя, офис-менеджером, секретарём;

5. Готовность быть на связи после окончания рабочего дня. Временами появляются задачи, которые нужно выполнить или обсудить после 18:00.

Что мы предлагаем:

1. Работа в офисе в 15 мин. ходьбы от м. Московская

2. График работы: 5/2 с 8:00 до 17:00 или с 09:00 до 18:00

3. Оформление по ТК РФ;

4. Итоговая заработная плата обсуждается по результатам собеседования с успешным кандидатом;

5. Система нематериальной мотивации: ДМС, фитнес, корпоративное питание (на Ваш выбор) после 6 мес. работы.