Секретарь -делопроизводитель

Обязанности:

- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной и художественно-творческой деятельности директора и художественного руководителя учреждения.

- Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, в том числе по электронной почте учреждения, с применением ЭДО (электронного документооборота), передает ее в соответствии с принятым директором решением в структурные подразделения учреждения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

- Ведет делопроизводство учреждения с применением компьютерной техники-электронный документооборот.

- Осуществляет посредством электронного документооборота коммуникацию с вышестоящей организацией учреждения – Департаментом культуры города Москвы и другими организациями.

- Контролирует, принимает документы на подпись директору.

- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

- Следит за своевременным рассмотрением документов, поступающих на исполнение, проверяет их оформления, обеспечивает их редактирование и передает на подпись директору.

- Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает телефонограммы, а также информацию по приемно - переговорным устройствам, электронной почте.

- По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

- Осуществляет контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений организации, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.

- Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

- Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие к его эффективной работе.

- Печатает по указанию директора служебные документы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных.

- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников организации.

- Ведет и учитывает номенклатуру дел по учреждению

- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Требования:

Высшее образование;

знание работы электронных систем ЕИСК, ИСУ, БАРС, личный электронный кабинет Знание электронного документооборота (ЭДО);

Условия:

График работы 5/2;

Соблюдение ТК РФ;

Отпуск 28 дней;

бесплатное посещение культурных мероприятий и спектаклей;

дружный коллектив единомышленников;

перспективы карьерного роста и повышения квалификации.