Специалист по документообороту (в 1 С) в администрацию торгового центра

- Работа с входящей/исходящей корреспонденцией, включая:
• прием входящей корреспонденции и распределение между адресатами,
• подготовка реестров исходящей корреспонденции, организация отправления корреспонденции,
• регистрация входящей/исходящей корреспонденции в программе 1С Документооборот,
• координация работы по документообороту с управляющей компанией.

- Сканирование документов: договоры, акты, дополнительные соглашения и т.д. и их загрузка в 1С Документооборот.

- Загрузка в 1С Документооборот договоров и дополнительных соглашений по киоскам.

- Сверка текстов договоров, дополнительных соглашений, актов и других документов, поступивших от контрагентов после подписания на соответствие их согласованной редакции.

- Отслеживание по запросу менеджера поступления документов от контрагентов и устранения ими замечаний, включая: получения оригиналов документов (договоров, дополнительных соглашений, актов, банковских гарантий, страховок и т.д.), связь с контрагентами и информирование менеджера о статусе получения документов.

- Ведение документооборота в 1С «Документооборот» и БитФинанс, в том числе: приём, регистрация, передача адресату, учет, обработка и хранение входящей и исходящей корреспонденции;

- Координация работы с подрядчиками, контрагентами и сервисными службами (компаниями), включая прием и передачу документов (счета, счета-фактуры, акты);

- Организация рассылки счетов, закрывающих документов подрядчикам, контрагентам, сервисным службам (компаниям) по вопросам эксплуатации, ИТ и маркетинга, (по ЭДО, электронной почте и через ресепшн),

- Написание информационных писем, претензий подрядчикам, контрагентам, сервисным службам (компаниям) в части нарушения договоров,

- Работа с документами в электронной системе документооборота (регистрация писем, согласование документов по расходам, согласование договоров, дополнительных соглашений контрагентов)

- Заведение счетов в электронную систему согласования платежей и контроль их исполнения;

Условия:

• Достойное вознаграждение (оклад+премии),
• Полностью официальное оформление по ТК РФ,
• ДМС со стоматологией,
• График 5/2.