Офис-менеджер/личный ассистент

от 350 000 ₸

От 1 года до 3 лет

Полная занятость

Полный день

Описание вакансии

Обязанности:

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно—распорядительной деятельности руководителя;
Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию во приемно-переговорным устройством (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
Решать вопросы, связанные с бронированием билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку. Бронирование мест в гостиницах, для размещения лиц, прибывающих по приглашению руководства компании, оформление виз.
Координировать внешние встречи и встречи внутри компании, относящиеся к Директору.
По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее поставку по назначению.
Вести учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
Обеспечивать сканирование документов.
Обеспечивать контроль над правильным оформлением поступающей документации.
Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Принимать участие в планировании, организации и соответствии деятельности службы документов обеспечения управления, осуществлять контроль над состоянием делопроизводства.
Организовывать вызов такси для сотрудников компании.
Организовывать прием посетителей.
Организовывать поздравления сотрудников компании, партнеров, клиентов с праздничными датами и в других необходимых случаях (приобретение и оформление поздравительных открыток, рассылка электронных поздравлений, организация рассылки подарков и пр.)
Выполнять задания и поручения руководства, связанные с организацией работы офиса и обеспечения офисной деятельности.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых членами Общего собрания участников ТОО «Samal-Trans».
Вести ежемесячную отчетность о предоставлении счетов на оплату следующим компаниям: Kcell, Яндекс Такси, по закупу канцелярских и хозяйственных материалов, УК Офис-Менеджмент, курьерских услуг.
Контролировать состояние баланса сотовой связи у руководства его своевременное пополнение.
Формировать заявки на приобретение канцелярских принадлежностей, оформлять необходимые документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса;
Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники в рациональным использованием канцтовары и расходных материалов в офисе.
Соблюдать нормы деловой этики, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и посетителями.
Обеспечивать бесперебойное снабжение офиса питьевой водой.
Следить за чистотой офисного помещения Компании, путем контроля работы технического персонала, находящегося в подчинении.

Требования:

Высшее образование
Опыт работы от 2х лет
Знание английского языка желательно, будет преимуществом
Коммуникабельность
Внимательность

Ключевые навыки

Организация деловых поездок

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Закупка товаров и услуг

Заключение договоров

Закупка оргтехники и оборудования

Прием посетителей

Пользователь ПК

Деловая этика

Деловое общение

Деловой этикет

Вакансия опубликована: сегодня, Алматы

Похожие вакансии

Офис-менеджер

от 300 000 ₸

Новая

От 1 года до 3 лет

Обслуживать клиентов: работать со счетами, пластиковыми картами и денежными переводами. Продавать банковские и страховые продукты (кредитные продукты, карты, вклады).

АНТАЛ БИЗНЕС РЕШЕНИЯ (ТМ Antal Kazakhstan)

Алматы,

сегодня

Офис-менеджер

300 000 - 400 000 ₸

Новая

От 3 до 6 лет

Resources Capital Group

Алматы,

сегодня

Samal-Trans

нет отзывов