Координатор по работе с поставщиками в категории: PR агентство, Digital - агентство

Проект направлен на проведение рекламной кампании для масштабного зрительского шоу нового формата. Цель кампании — привлечь внимание широкой аудитории, создать запоминающийся имидж шоу и обеспечить высокий интерес к мероприятиям. Кампания ориентирована на использование инновационных стратегий, включая digital-инструменты, PR и креативные решения, чтобы выделить шоу на рынке и максимально вовлечь зрителей.

Для достижения этих целей проекту требуется Координатор по работе с поставщиками в следующей категории: креативное коммуникационное агентство, медиа-агентство, производство и реализация сувенирной продукции.

Обязанности:

Этап 1: Коммуникация с поставщиками на этапе тендера

Поиск и квалификация потенциальных поставщиков

• Проведение первичной квалификации поставщиков, проверка их опыта, портфолио, рекомендаций и финансовой устойчивости.
• Подготовка и ведение базы данных потенциальных поставщиков, включая их классификацию по специализациям и ценовым категориям.
• Организация процесса предварительного отбора для узкой квалификации участников тендера.

Организация брифинга и обратной связи

• Участие в брифингах с потенциальными поставщиками для передачи ключевых ожиданий, целей и требований компании.
• Поддержка процесса обмена обратной связью в ходе тендера: организация дебрифинга для уточнения вопросов или доработки предложений.

Оценка финансовой стороны предложений

• Анализ финансовых условий и структуры стоимости в предложениях поставщиков, включая детальное изучение смет и бюджетов.
• Сравнение финансовых условий различных поставщиков с целью оптимизации затрат компании и выбора наиболее выгодного предложения.
• Оценка целесообразности дополнительных затрат и выявление возможностей для переговоров о скидках или улучшении условий.

Этап 2: Реализация с выбранным поставщиком

Поддержка и координация работы с поставщиками

• Взаимодействие с поставщиками на всех этапах реализации, обеспечение своевременного обмена информацией и передачи необходимых данных для эффективной работы.
• Контроль выполнения работ согласно утвержденным срокам и ТЗ, своевременное информирование о любых задержках или изменениях.
• Ведение документации по взаимодействию с поставщиками, включая отчетность, акты приема-передачи и сверку выполненных работ.

Контроль качества и соответствия стандартам

• Организация и участие в дебрифингах по завершению проектов для оценки результатов сотрудничества и анализа сильных и слабых сторон поставщиков.
• Подготовка отчета по итогам взаимодействия для оценки эффективности и качества работ поставщиков.
• Сбор и обработка отзывов от внутренних команд для формирования базы лучших практик по взаимодействию с поставщиками.

Проведение дебрифинга и пост-анализ

• Организация и участие в дебрифингах по завершению проектов для оценки результатов сотрудничества и анализа сильных и слабых сторон поставщиков.
• Подготовка отчета по итогам взаимодействия для оценки эффективности и качества работ поставщиков.
• Сбор и обработка отзывов от внутренних команд для формирования базы лучших практик по взаимодействию с поставщиками.

Поддержка процесса бюджетирования и согласования

• Ведение учета затрат на услуги и продукцию, предоставляемую поставщиками, и предоставление отчетности по расходам.
• Участие в процессе бюджетирования и согласования расходов на креативные услуги, медиа и сувенирную продукцию.
• Своевременное согласование дополнительных расходов при необходимости с руководством и финансовым отделом.

1. Опыт работы: Опыт в управлении поставщиками и подрядчиками в сфере рекламы, медиа или креативных проектов не менее 3 лет.

2. Знание рынка: Понимание специфики работы креативных и медиа-агентств, а также особенностей производства сувенирной продукции.

3. Навыки организации тендеров: Опыт в организации тендеров, квалификации и отборе поставщиков на основе их опыта, финансовой устойчивости и качества портфолио.

4. Аналитические навыки: Умение анализировать финансовые предложения, проводить оценку смет, бюджетов и условий для выбора оптимального предложения.

5. Навыки ведения переговоров: Умение договариваться о выгодных условиях с поставщиками, включая обсуждение скидок и оптимизацию затрат.

6. Коммуникационные навыки: Способность эффективно коммуницировать с представителями агентств и поставщиками, организовывать брифинги и проводить дебрифинги.

7. Навыки координации и управления проектами: Способность координировать и поддерживать работу с несколькими поставщиками одновременно, контролировать сроки и выполнение условий договоров.

8. Ведение документации: Внимание к деталям при ведении документации по взаимодействию с поставщиками, включая отчетность, акты и сверки.

9. Контроль качества: Навыки контроля качества поставляемых услуг и продукции на всех этапах, соответствие стандартам и требованиям ТЗ.

10. Анализ и отчетность: Умение готовить отчеты по результатам сотрудничества, проводить пост-анализ эффективности работы с поставщиками.

11. Бюджетирование: Опыт работы с бюджетами на рекламные и маркетинговые кампании, включая планирование, учет расходов и согласование дополнительных затрат.

12. Навыки работы с электронными системами учета задач: Опыт работы с системами для ведения и отслеживания задач и сроков выполнения.

13. Гибкость и умение работать в условиях изменений: Способность адаптировать план работы при изменениях условий или требований.

14. Навыки управления временем: Умение распределять время и ресурсы для своевременного выполнения задач и соблюдения дедлайнов.

15. Ориентация на результат: Стремление к достижению высоких результатов, соблюдению стандартов качества и успешной реализации проекта.

Условия:

• Заработная плата обсуждается индивидуально и зависит от опыта кандидата и уровня понимания проектных задач.

• Продолжительность проекта — 5 месяцев, с возможностью продления в зависимости от результатов и потребностей компании.

• Формат работы — возможна удаленная работа, с обязательным посещением встреч и статусных обновлений по проекту.

• Гибкий график с фокусом на достижение ключевых целей и выполнение задач в установленные сроки.

До встречи!