Руководитель административного отдела

Кого мы ищем:

Мы ожидаем отклики от специалистов, имеющих практический опыт работы в сфере делопроизводства и понимающих специфику федеральных компаний, и компаний с государственным участием.

Обязанности:

• Руководство отделом по направлениям: канцелярия, документооборот, делопроизводство (1 человек в подчинении).
• Контроль работы секретаря.
• Контроль поручений генерального директора и вышестоящих организаций (четкое соблюдение сроков).
• Работа с входящими письмами (распределение, организация исполнения, контроль исполнения).
• Подготовка исходящих писем (написание писем по поручениям руководителей подразделений, корректировка писем, подготовка писем к подписанию руководителями).
• Подготовка приказов, распоряжений, написание регламентов, положений, инструкций.
• Контроль всех документов, передаваемых на подпись руководителям.
• Планирование и соблюдение бюджета отдела. Контроль расходования денежных средств по выставляемым счетам в рамках договоров административного отдела.
• Организация снабжения офисов (2 офиса в г. Москве): вода, канцелярия, бытовые расходные, офисные товары, бытовая техника.
• Ведение договоров административного отдела (услуги по организации командировок, услуг такси, доставка воды в офис, экспресс-доставке отправлений).
• Заключение разовых договоров (аренда автомобилей, участие в форумах и выставках). Подготовка документов к закупочным процедурам: написание ТЗ, получение и оценка предложений потенциальных поставщиков, подготовка договоров, согласование договоров).
• Организация приема посетителей, организация встреч, ВКС.
• Взаимодействие с уборщицей и клинингом арендодателя. Организация и контроль чистоты в офисе.
• Выполнение поручений генерального директора и заместителей.
• Организация хранения документов. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска.
• Формирование и актуализация номенклатуры дел.

• Уровень профессионального образования: Высшее. Профессиональные курсы по ведению делопроизводства и документооборота желательно.
• Опыт работы экспертом группы документационного обеспечения, секретарем-референтом, руководителем административного отдела, руководителем группы делопроизводства – не менее 3-х лет.
• Опыт работы в компаниях с государственным участием – желательно.
• Знание стандартов в области делопроизводства и документооборота.
• Опыт составления, написания, корректировки деловых писем, регламентов, приказов, протоколов обязательно.
• Опытный пользователь MS Office, Outlook.
• Развитые навыки коммуникации, межличностного общения, умение выстроить деловые взаимоотношения с коллективом и партнерами.
• Готовность работать в режиме многозадачности.
• Доброжелательность, отзывчивость, соблюдение деловой этики.

• Конкурентная заработная плата: оклад+квартальные премии (KPI).
• Расширенный полис ДМС после прохождения испытательного срока.
• Оплата 10-ти дней больничного в году по среднегодовому заработку.
• Офис в пешей доступности от м. Киевская.
• График работы 5\2 с 9:30 до 18:30.