Офис-менеджер

Управление офисом:

• Организация эффективной работы офиса.
• Контроль за состоянием офисного оборудования.
• Обеспечение бесперебойной работы коммуникационных систем (телефония, интернет, электронная почта).
• Взаимодействие с внешними сервисными организациями (уборка, техническое обслуживание и др.).

Закупки и снабжение:

• Анализ потребностей в офисных расходных материалах и оборудовании.
• Поиск, выбор и взаимодействие с поставщиками, ведение переговоров о ценах и условиях поставок.
• Организация процесса закупок, размещение заказов, контроль их выполнения.
• Учёт поступления и расходования материалов, ведение базы данных о запасах.

Бюджетирование и отчётность:

• Контроль за расходами на снабжение офиса, участие в формировании бюджета.
• Подготовка отчетов о закупках и расходах, анализ затрат.
• Предложение путей для оптимизации расходов на снабжение.

Документационное сопровождение:

• Ведение документации по закупкам (договоры, счета, накладные).
• Обеспечение наличия необходимых документов для бухгалтерии и налоговых органов.
• Организация процесса хранения и архивации документов.

Организация рабочих процессов:

• Координация работы между различными подразделениями для оптимизации процессов снабжения.
• Участие в планировании мероприятий, связанных с улучшением рабочих условий (Устойчивое снабжение офисных площадей, организация встреч, корпоративных мероприятий).

Командная работа:

• Сотрудничество с другими отделами для определения текущих потребностей в расходных материалах и оборудовании.
• Участие в корпоративных мероприятиях с целью создания дружелюбной атмосферы в офисе.

Мониторинг и анализ рынка:

• Оценка рынка поставщиков услуг и материалов для поиска оптимальных партнеров.
• Анализ конкурентоспособности цен и качества поставок.

Контроль за выполнением стандартов:

• Обеспечение соблюдения стандартов качества при взаимодействии с поставщиками и в процессе закупок.
• Проведение периодических проверок на предмет соблюдения установленного порядка и правил в офисе.
• Цель этой вакансии заключается в создании комфортного и продуктивного рабочего пространства, а также в обеспечении бесперебойной работы всех необходимых процессов в офисе.

• Предпочтительно высшее образование в области управления, экономики, логистики или смежных областях).
• Организационные и управленческие навыки.
• Умение работать с офисным оборудованием и ПО (MS Office, программы для учета и закупок).
• Отличные коммуникативные навыки, умение вести переговоры и устанавливать деловые контакты.
• Умение анализировать и сравнивать предложения от поставщиков.
• Ответственность, внимательность к деталям.
• Способность работать в многозадачном режиме и в условиях стресса.
• Инициативность и самостоятельность.
• Хорошие аналитические способности и умение решать проблемы.

• график 5/2
• трудоустройство по ТК РФ
• оклад и премии по выполнению KPI и проектной деятельности