Специалист по документообороту

Маркетинговое агентство, специализирующееся на Media relations, Influencer marketing и PR в рамках расширения команды в поиске внимательного и опытного Специалиста по документообороту

Задачи:

1. ​​​​​​​​​​​​​​Ведение системы документооборота:

•  Прием, составление, обработка и передача документов от/к контрагентов в бухгалтерию (договоров, приложений, счетов), формирование отчетов, презентаций в рамках направления деятельности компании
•  Проверка соответствия документов планам проектов
•  Вычитка документов на логику и ошибки, внесение реквизитов
• Подготовка к подписанию и контроль получения подписанных оригиналов
•  Организация документооборота: ведение реестра документов в электронном и бумажном виде, сортировка, сканирование и архивирование документов. Ведение единого архива данных. Поддержание актуальности информации о заключенных договорах и приложениях
•  Учет и контроль сроков исполнения обязательств по договорам с контрагентами, контроль своевременности оплаты услуг, информирование о приближающихся и пропущенных сроках оплат
•  Сбор и проверка отчетов от менеджеров проектов

2. Работа в системе ОРД (Озон)

•  Работа с данными в ОРД
•  Внесение данных в ОРД
•  Проведение маркировки РИМ

3. Работа в системе документооборота ЭДО

•  Загрузка/Отправка документов. Отслеживание этапов согласования документов и отработка комментариев

4. Поручения в рамках организации общего документооборота компании

Что нужно знать и уметь:

•  Опыт работы с документами по оказанию рекламных услуг
•  Знание основ делопроизводства и документооборота
•  Опыт работы с системами ЭДО приветствуется
•  Навыки работы с маркировкой в системе ОРД
•  Знание работы с Google Docs, MS Office Word и Excel, программы презентаций, оргтехника
•  Впечатляющая внимательность и педантичность. Навык работать с большим объемом информации. Понимание логики договоров, куда смотреть, на что обратить внимание, где могут быть нюансы
•  Готовность нести ответственность за документы агентства. Способность самостоятельно организовать свой день так, чтобы всё успеть в лучшем виде

Условия:

• полная занятость, гибрид (2 или 3 дня в неделю в офисе, по договоренности и объёму задач)
• рабочий день с 10.30
• конкурентная заработная плата по результатам собеседования
• офис в центре Москвы (Никитский бульвар)
• компания на рынке более 8 лет, команда небольшая, но очень дружная и амбициозная
• работа в сфере косметики, фешн, лайфстайл, доступ к косметике из бьюти шкафа