Офис-менеджер

- прием документов и личных заявлений на подпись директора Компании;

- работу с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;

- организацию получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

- работу с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение документов;

- по поручению директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

- по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

- осуществлять прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.

- Осуществлять организацию встреч посетителей и гостей Компании.

- Обеспечивать жизнедеятельность офиса:

- заказ воды по мере необходимости;

- заказ канцелярии по мере необходимости;

- осуществление подписки на периодические издания;

- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Компании, использовать все рабочее время для производительного труда;

- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

- Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

- Постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей.

Требования:

- В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

- действующим законодательством Республики Казахстан;

- Уставом Компании;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями директора Компании;

- внутренними нормативными актами Компании;

- настоящей должностной инструкцией.

- Офис-менеджер должен знать:

- структуру Компании, направления ее деятельности;

- организацию делопроизводства, схемы документооборота;

- правила и стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

- правила эксплуатации организационной, копировальной и вычислительной техники;

- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

- Своевременная заработная плата

- Нормальные условия труда