Офис-менеджер

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности директора и офиса Компании;
• Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов;
• Принимает документы и личные заявления на подпись директору;
• Ведет делопроизводство, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, обеспечивает сохранность документации, осуществляет систематизацию документов в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосдарственных организациях и/или внутренними нормативными актами;
• Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;
• Организовывает проведение телефонных переговоров директора, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание;
• Составляет по поручению директора письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
• Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
• Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка работы с документами, несет ответственность за номенклатуру дел Компании;
• Обеспечивает необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, организовывает подписку на периодические издания для директора и сотрудников офиса, создает условия, способствующие эффективной работе;
• Организовывает прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;
• Оформляет выездные визы, обеспечивает командированных работников авиа и железнодорожными билетами на основании приказа о командировке, бронирует места в гостиницах и отелях;
• Готовит по поручению директора проекты документов, обеспечивает согласование с руководителями структурных подразделений;
• Готовит по поручению директора проекты документов, обеспечивает согласование с руководителями структурных подразделений;
• Отправляет исполненную документацию и почтовые отправления по адресам, через отделения Казпочты, курьерские службы и т. п.;
• Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании);
• Отвечает за сохранность переданных ему документов;
• Выполняет отдельные служебные поручения директора.

• Знание законодательных и нормативных правовых актов Республики Казахстан, методических и другие материалов, касающиеся ведения делопроизводства.
• Опытный пользователь ПК, MS Office
• Знание английского

• Медицинское обслуживание
• Скидки на спортивно-оздоровительные услуги
• Материальная помощь
• Скидки на услуги автосервиса
• График работы 5/2