Специалист по кадрам / Кадровый делопроизводитель

Специалист обязан:

оформлять допуск должностных лиц инспекции к государственной тайне в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне;

подготавливать расчеты трудового стажа государственным гражданским служащим и работникам инспекции для определения надбавок за выслугу лет, а также осуществлять подготовку приказов инспекции об изменении размера надбавок за выслугу лет, контроль за изменением размера надбавок за выслугу лет государственных гражданских служащим и работникам инспекции;

оформлять личные дела, карточки форм № Т-2, Т-2 ГС при приеме на работу государственных гражданских служащих, работников инспекции, а также своевременно вносить в них соответствующие изменения;

подготавливать проекты служебных контрактов и дополнительных соглашений на государственных гражданских служащих, трудовых договоров и дополнительных соглашений на работников инспекции. Осуществлять их регистрацию и контроль за сроками окончания срочных служебных контрактов, трудовых договоров;

вести работу с должностными регламентами (приложением к служебному контракту) на государственных гражданских служащих и должностными инструкциями на работников инспекции, осуществлять их сшивание и скрепление печатью, знакомить под подпись при приеме и при переводе на другую должность, а также осуществлять контроль за подготовкой дополнительных соглашений к служебному контракту, трудовому договору, если произошли соответствующие изменения;

составлять график ежегодных оплачиваемых отпусков на государственных гражданских служащих и работников инспекции согласно представленным предложениям, а также знакомить с графиком отпусков под подпись государственных гражданских служащих и работников, осуществлять контроль за своевременностью предоставления отпусков, вносить информацию о приказах инспекции по использованию отпусков в карточки форм № Т-2, Т-2 ГС, а также направлять копию графика ежегодных оплачиваемых отпусков в ГКУ ОО «Центр бюджетного учета и отчетности» (далее – ГКУ ЦБУ) ежегодно до 1 декабря;

направлять в ГКУ ЦБУ данные на бумажном носителе (в том числе анкетные) по вновь принятым работникам инспекции;

вносить записи в трудовые книжки о приеме на работу государственных гражданских служащих и работников инспекции, переводе на другую должность, об отнесении к реестру должностей государственной гражданской службы, увольнении, о поощрении и награждении, присвоении классных чинов;

проверять записи в трудовой книжке при приёме на работу и при необходимости запрашивать дополнительные справки о трудовом стаже;

осуществлять ведение и учет личных дел государственных гражданских служащих и работников инспекции, своевременно вносить в них изменения, дополнения, ежегодно знакомить государственных гражданских служащих с личными делами;

подготавливать удостоверения государственным гражданским служащим и работникам инспекции. Регистрировать и выдавать удостоверения служащим и работникам инспекции под подпись. Осуществлять контроль за использованием бланков удостоверений. Делать отметки в журнале о сдаче удостоверений при увольнении или утрате;

готовить проекты приказов о приеме на государственную гражданскую службу, работу, переводе на другую должность, об увольнении, изменении надбавок, о предоставлении отпусков, поощрении и награждении государственных гражданских служащих и работников инспекции, единовременной выплате, материальной помощи, командировках и других кадровых приказов;

организовывать прохождение ежегодной диспансеризации государственных гражданских служащих инспекции;

оформлять документы для получения пенсии за выслугу лет;

вести работу по организации наставничества в инспекции: готовить приказ о назначении наставника; проводить анализ, обобщение опыта работы наставника; оказывать консультационную помощь в рамках своей компетенции; осуществлять контроль за завершением периода наставничества и вносить в личные дела соответствующие документы;

осуществлять контроль сроков прохождения испытания при назначении на должность государственной гражданской службы;

направлять в Социальный фонд России в Оренбургской области документы государственных гражданских служащих и работников инспекции, необходимые для назначения пенсии (архивные справки, справки с места работы, свидетельства, трудовую книжку и вкладыш к ней и т.д.), в электронном виде по защищенным каналам связи;

осуществлять ведение журналов регистрации: приказов по основной деятельности; приказов по личному составу; кадровых приказов; личных дел государственных гражданских служащих; личных дел работников инспекции; служебных контрактов (дополнительных соглашений) государственных гражданских служащих; трудовых договоров (дополнительных соглашений) работников инспекции; трудовых соглашений; учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; иных, связанных с выполнением должностных обязанностей;

вести реестр государственных гражданских служащих и ежегодно направлять его в аппарат Губернатора и Правительства Оренбургской области;

готовить справки о трудовой деятельности государственных гражданских служащих и работников инспекции;

подготавливать характеристики по запросам бывших государственных гражданских служащих и работников инспекции;

ежеквартально готовить отчет П-4 (НЗ) о неполной занятости и движении работников;

ежеквартально (не позднее последнего рабочего дня окончания квартала) направлять информацию о количестве дней неиспользованного отпуска работников инспекции для расчета начислений отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск в ГКУ ЦБУ;

составлять (два раза в месяц) табель учета рабочего времени на государственных гражданских служащих и работников инспекции;

ежегодно готовить списки государственных гражданских служащих, пенсионеров инспекции для прохождения диспансеризации в ГАУЗ «Оренбургская областная больница № 3»;

направлять ежеквартально до 10 числа последнего месяца квартала в аппарат Губернатора и Правительства Оренбургской области списки работающих государственных гражданских служащих и пенсионеров инспекции для медицинского обслуживания;

направлять в установленные сроки сведения о трудовой деятельности и стаже по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России;

осуществлять ознакомление государственных гражданских служащих и работников инспекции с приказами, с должностными регламентами, с личными делами, записями в карточках форм № Т-2, Т-2 ГС и другими документами по кадровым вопросам;

осуществлять регистрацию листков нетрудоспособности и направлять в ГКУ ЦБУ сведения для их оплаты;

вести делопроизводство в соответствии с номенклатурой отдела (по кадровым вопросам).