Руководитель секретариата

В группу HRD открыта вакансия Руководителя секретариата г. Санкт-Петербург.

Обязанности:

• руководство секретариатом - 3 офис-менеджера, курьерская служба.
• полная административная поддержка руководителей компании (планирование рабочего дня, организация встреч, совещаний, поездок, представление интересов в организациях, подготовка документации и пр.);
• фиксация, систематизации, контроля исполнения договоренностей, обязательств, выданных поручений и приказов руководителем исполнителями;
• проведение анализа справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;
• осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности Организации (телефон, факс и т. п.);
• travel-support для руководителей (отели, визы, трансферы, вип трансферы, сопровождение, регистрация на выставки, мероприятия);
• поиск любой информации в Интернете, заказ товаров и услуг для руководителя;
• обеспечение, прием, учет, регистрация, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;
• осуществление подготовки необходимых документов. Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации;
• работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Организации, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
• внедрение и контроль системы электронного документооборота на базе 1C: CRM, а также бумажного документооборота между подразделениями компании;
• разработка рабочих инструкций, шаблонов и форм в системе электронного документооборота;
• работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
• работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и других руководителей;
• ведение и оформление протоколов совещаний и заседаний;
• по поручению Руководства осуществление подготовки проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Организации в целом;
• принятие телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксация полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения;
• подготовка к совещаниям и заседаниям, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
• организация эффективного и культурного обслуживания посетителей, обеспечение и создание для них комфортных условий, консультация их по административным вопросам, предоставление информационных и иных материалов (визитки, прайсы, буклеты, пр.);

Требования:

• высшее образование;
• отличные управленческие навыки: планирование, организация, мотивация, контроль, умение найти подход к людям;
• контроль и учет обеспечения и сопровождения бизнеса;
• современный деловой этикет, стандарты и обычаи делового оборота, современные средства и устройства коммуникаций;
• грамотная устная и письменная речь;
• ухоженный внешний вид, доброжелательность, многозадачность;
• проактивность, развитый интеллект в том числе эмоциональный;
• знание основ делопроизводства, менеджмента, опыт внедрения и сопровождения отдельных бизнес-процессов, опыт работы с электронным документооборотом;
• знание ГОСТов (юридических, организационных, управленческих и бюджетных.
• отличное знание офисных программ и техники, программы 1С, высокая скорость печати;
• навыки деловой коммуникации (переписка, презентации, переговоры);
• знание делового этикета, грамотная речь
• готовность к ненормированному рабочему дню при необходимости, готовность к командировкам;
• желательно владение английским языком.

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ
• Стабильная заработная плата
• Гибкое начало рабочего дня: возможность корректировать начало с 8.30 по 10.00
• Работа в команде профессионалов
• Комфортные условия труда
• Заработная плата обсуждается с успешным кандидатом