Офис-менеджер

Административная поддержка офиса:

• Прием, распределение и отправка корреспонденции (в том числе курьерская почта).
• Ведение телефонных переговоров, прием звонков.
• Встреча гостей и клиентов, организация встреч и переговоров.

Документооборот:

• Ведение делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, хранение и архивирование документов.
• Подготовка и оформление служебных записок, приказов и других внутренних документов.

Организация рабочего процесса:

• Заказ канцтоваров, расходных материалов для офиса.
• Контроль за наличием офисных принадлежностей, расходных материалов и их своевременное пополнение.
• Взаимодействие с поставщиками (заказ воды, продуктов, канцелярских товаров и т.д.).

Организация офисных мероприятий:

• Организация корпоративных мероприятий, совещаний, тренингов.
• Подготовка переговорных комнат и обеспечение их необходимым оборудованием.

Ведение отчетности:

• Контроль за выполнением хозяйственных нужд офиса, учет расходов на офисные нужды.
• Составление отчетов по работе офиса и анализ эффективности использования ресурсов.

Работа с персоналом:

• Контроль за работой уборщиц, курьеров и других сотрудников, обеспечивающих бесперебойную работу офиса.

Поддержание порядка в офисе:

• Контроль за чистотой и порядком на рабочем месте и в общих зонах офиса.

Образование:

• Высшее или среднее профессиональное образование (желательно в области менеджмента, делопроизводства, экономики или аналогичных дисциплин).

Опыт работы:

• Опыт работы в аналогичной должности (обычно от 1 до 3 лет).
• Опыт работы с документооборотом и административными процессами.

Знания и навыки:

• Уверенный пользователь ПК (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint).
• Знание офисной техники (принтер, сканер, факс).
• Навыки ведения деловой переписки и телефонных переговоров.
• Знание основ документооборота.
• Навыки организации работы и планирования.

Личные качества:

• Организованность и внимательность к деталям.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Хорошие коммуникативные навыки, способность взаимодействовать с различными уровнями сотрудников и клиентов.
• Доброжелательность, пунктуальность и ответственность.
• Высокий уровень стрессоустойчивости.

Знание иностранных языков (не всегда обязательно, но может быть преимуществом):

• Владение английским или другим иностранным языком на разговорном уровне для общения с международными клиентами или партнёрами.

Гибкость и адаптивность:

• Способность быстро реагировать на изменения и эффективно управлять временем и ресурсами.

• Официальное трудоустройство согласно ТК РК (оплачиваемый трудовой отпуск, оплачиваемый больничный, материальная помощь при необходимости);
• Прозрачная система оплаты труда в конце или первых числах каждого месяца за отработанный месяц;
• График: 5/2, с 09:00 до 18:00;
• Комфортный эко-офис в центре города Алматы;
• Большая команда профессионалов;
• Возможность карьерного роста внутри компании;
• Развивающая корпоративная культура;