Офис-менеджер
• Прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции.
• Составление писем, запросов, деловая переписка, подготовка необходимых документов
• Регистрация корреспонденции согласно утвержденным правилам ведения делопроизводства;
• Передача корреспонденции структурным подразделениям. Отправка корреспонденции;
• Контроль бюджета по корреспонденции;
• Контроль сроков доставки корреспонденции;
• Контроль получения документов с уведомлением;
• Контроль работы курьерских компаний.
• Встреча гостей.
• Проверка стоимости заказанных билетов;
• Контроль бюджета по командировкам;
• Контроль и согласование бронирования гостиниц, помощь в бронировании, консультирование.
• Контроль бюджета по канцелярским и хозяйственным товарам;
• Заведение счетов на оплату, контроль оплаты, закрытие документов;
• Взаимодействие с подрядчиками
• Заказ воды по мере необходимости;
• Заказ канцелярских товаров для офиса;
• Заказ хозяйственных товаров для офиса;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (чистота в офисе, парковка)
• Выполнение поручений Генерального директора;
• Организация внутренних и внешних мероприятий;
• Ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений
• Быстрый и качественный поиск информации;
• Взаимодействие с коллегами, донесение информации от руководителя, контроль за исполнением задач, поставленных руководителем;
Требования:
• Большое желание обучаться и развиваться в профессиональном и личностном плане
• Грамотная устная и письменная речь
• Навыки организации рабочего времени руководителя, своего рабочего процесса и рабочего пространства;
• Навыки делового общения;
• Знание особенностей делового телефонного разговора;
• Знание деловой переписки: стиль и структура делового письма, особенности языка деловой переписки;
• Презентабельный внешний вид;
• Знание правил, приемов и стандартов в работе секретаря;
• Уверенный пользователь ПК (офисные программы, интернет),оргтехника;
• Умение работать в команде;
• Высокий уровень ответственности;
• Многозадачность, общительность, стрессоустойчивость.
Условия:
• График работы 5/2 с 08-00 до ухода руководителя;
• Стабильная и своевременная заработная плата;
• Дружественная рабочая атмосфера, корпоративные мероприятия.