Офис-менеджер в IT-компанию

IT-компания ISPsystem уже более 20 лет занимается разработкой ПО для работы с физическими серверами и другим оборудованием ЦОД, собственной виртуализацией, биллинговой платформой. Мы входим в группу Астра, которая является одним из лидеров российской IT-индустрии.

На текущий момент в компании работает порядка 150 человек в Иркутске, Москве и множестве городов России.

Мы в поиске офис-менеджера, который будет поддерживать уют в нашем современном офисе в БЦ «Офис-Байкал» по адресу: ул. Декабрьских Событий, дом 125. А также помогать юристу и HR в части работы с различными документами.

Если в тебе с лёгкостью сочетаются хватка и ответственность, внимание к деталям и движение к цели, открытость новому и любовь к миру IT; если ты ладишь с людьми и можешь договориться с любым подрядчиком, «за» эффективность и идеи, знаешь, как сделать так, чтобы всё в офисе работало как часы – тебе к нам!

Чем предстоит заниматься:

• Ведение документооборота: регистрация входящих и исходящих документов, отправка посредством Почты России и курьерскими службами.
• Travel-поддержка сотрудников: подбор и заказ билетов и гостиниц для командировок сотрудников по всей России.
• Административная поддержка обучений сотрудников – оплата, закрывающие документы.
• Закупка необходимых расходных материалов для техники и офиса, продуктов, хозяйственных принадлежностей.
• Организация и контроль проведения клининга, мелкого ремонта техники, помещений, контроль качества выполненных работ, самостоятельная чистка кофемашины.
• Заведение в 1С ERP заявок на оплату поставщикам товаров и услуг, предоставление отчетности в бухгалтерию.
• Публикация новостей компании во внутренних чатах.
• Участие в разработке дизайна и заказе мерча (брендированная корпоративная одежда и сувениры), выдача, учет остатков.
• Организация локальных мероприятий в иркутском офисе и административная поддержка больших корпоративных слётов всей компании (проходят 2 раза в год).
• Административная поддержка отдела HR по различным вопросам (работа с таблицами, опросы, подключение/ отключение сотрудников от программы ДМС, помощь в проведении оплат и организации обучения).
• Помощь Главному юристу в работе над типовыми юридическими вопросами и Директору по маркетингу в части организации event-мероприятий и других задач.

Для этого потребуется:

• Оконченное высшее образование (техническое, юридическое или маркетинг).
• Опыт административной поддержки в роли офис-менеджера/ ассистента отдела/ специалиста по документообороту или аналогичной роли от 6 мес. Рассматриваем кандидатов без опыта, но с оконченным высшим образованием для обучения.
• Знания или способность быстро разобраться в 1С ERP, Google Docs, Excel.
• Умение работать с офисной техникой.
• Высокий уровень внимательности, ответственности и самоорганизованности.
• Способность сохранять внимательность в режиме многозадачности, ориентироваться в незнакомых ситуациях, гибкость.
• Готовность к миксу из рутинных задач и задач, где необходимо «подумать».
• Будем на одной волне с доброжелательным, драйвовым человеком.
• Знание английского языка.

Будет преимуществом:

• Опыт с первичной документацией
• Опыт в юриспруденции, маркетинге или HR и желание развиваться в данном направлении

Будем рады предложить:

• График: с пн по пт с 10-00 до 19-00 (или с 9-00 до 18-00).
• Комфортное рабочее место в офисе в БЦ «Офис-Байкал» ул. Декабрьских Событий, дом 125.
• Возможность несколько раз в месяц работать удаленно из дома по договоренности с руководителем.
• Работа в аккредитованной IT-компании с оформлением по ТД в полном соответствии с ТК РФ.
• Полностью «белая» заработная плата (уровень зависит от опыта и знаний кандидата) + премии за участие в дополнительных проектах.
• ДМС со стоматологией, онлайн-консультации юристов и ветеринаров.
• Доплаты по больничным и отпускам (отдыхайте без потери дохода).
• Бесплатные онлайн-занятия английским языком со штатным преподавателем.
• Классный мерч и масштабные корпоративные мероприятия 2 раза в год.