Персональный ассистент генерального директора

АЛЕАН – национальный туроператор, лидер рынка внутреннего туризма.

Мы сотрудничаем более чем с 9 000 объектами размещения по всей РФ и реализуем туристические продукты (пакетные туры, отели, авиаперевозка, экскурсионные программы и т.д.) через 15 000 туристических агентств, которые являются нашими партнерами по продажам.

Сейчас мы находимся в поиске административного ассистента для первого лица Компании.

Обязанности:

Административная и бизнес-поддержка генерального директора:

• Планирование рабочего дня, координация встреч
• Организация приема гостей руководства и совещаний, чай-кофе
• Организация деловых поездок и командировок (билеты, бронирование гостиниц, авансовые отчеты и оформление командировки)
• Работа в системе электронного документооборота (Directum): загрузка документов на согласование, контроль прохождения писем и задач в СЭД, контроль документов, приходящих на согласование руководителю
• Организация подписания документов генеральным директором
• Подготовка проектов писем (в том числе в государственные структуры и общественные организации), приказов и ответов на запросы
• Поиск информации для руководителя, подготовка аналитических, справочных материалов и презентаций
• Протоколирование совещаний
• Курирование работы НКО: бюджет, платежи (координация работы аудиторской компании), документооборот, контроль работы секретаря и операционных сотрудников, распределение и контроль поручений Руководителя
• Координация работы водителя
• Самостоятельное ведение отдельных проектов, мероприятий при необходимости
• Выполнение личных поручений генерального директора

• Опыт работы помощником руководителя высшего звена не менее 3-х лет
• Оконченное высшее образование
• Опыт самостоятельного ведения проектов / работа бизнес-ассистентом / опыт работы не только с секретарскими (административными) задачами
• Опыт подготовки и написания официальных писем в государственные органы, презентаций, информационных справок/отчетных материалов
• Знание делопроизводства и опыт работы с системами электронного документооборота
• Уверенное владение Excel и Power Point, мини АТС, орг. техники
• Знание делового этикета, тактичность, внимательность, умение работать с конфиденциальной информацией
• Высокие коммуникативные навыки, умение работать с большим объёмом информации в сжатые сроки
• Грамотная устная и письменная речь

• График работы: 5/2, 10:00 - 19:00 (работа в офисе, не удаленно; нормированный, но готовность быть на связи за пределами рабочего графика)
• Офис - м. Динамо (10-12 мин. пешком)
• Заработная плата обсуждается по итогам успешного прохождения всех этапов собеседований
• Корпоративные скидки на собственную сеть отелей (до 50%), а также на все остальные турпродукты АЛЕАН, мобильная связь