Business Assistant/Бизнес-ассистент

Компания KALINKA ECOSYSTEM является международной группой компаний с представительствами в разных странах и оказывает широкий спектр услуг в сфере жилой, коммерческой и инвестиционной недвижимости. Наши представительства расположены в РФ, ОАЭ, Саудовской Аравии, Великобритании, Турции, Таиланде и Бали .

За 25 лет существования Компании были приобретены уникальные и эффективные инструменты работы, которые позволяют достигать желаемых результатов и увеличивать обороты Компании. Это и собственная CRM система, цифровые продукты, каналы продаж, корпоративная культура и конечно же команда профессиональных Брокеров.

Наша миссия - Создавать и передавать знания в real estate на основании data-driven и цифровых решений для улучшения качества жизни всех наших клиентов: брокеров, продавцов, инвесторов, покупателей.

«С нами ты свободен и богат».

Мы инвестируем:

- В собственные технологии — повышая технологическую зрелость.

- В расширение географии присутствия — масштабируя текущую успешную бизнес-модель на другие рынки.

- В стартапы и успешные продукты для рынка PropTech на основе понимания карты journey map потребителя.

Мы ежедневно работаем с покупателями и продавцами элитной недвижимости. Знаем весь путь клиента от первого обращения до реализованной сделки. Основным принципом, которым руководствуется Компания в своей деятельности – это безупречное качество оказываемых услуг.

Приглашаем Вас стать частью нашей профессиональной команды!

Обязанности:

• Создание zoom-ссылок для СЕО и всех сотрудников офиса, установка и выгрузка записей, выгрузка отчетов-присутствия на общих встречах;
• Ведение графика поездок СЕО компании;
• Подготовка презентаций для СЕО к Совету Директоров и Company Meeting;
• Протоколирование совета директоров (каждый квартал);
• Создание, сбор и обработка вопросов и ОС по итогам (перед) каждого(-ым) Company Meeting;
• Выверка презентаций;
• Контроль исполнения распоряжений от СЕО компании, контроль сроков выполнения поручений;
• Присутствие на всех встречах с СЕО компании, протоколирование встреч;
• По необходимости: покупка авиабилетов, бронирование отелей, организация досуга для гостей по поручению СЕО;
• Организация, оплата и ведение переговоров с переводчиком на аутсорсинге;
• Организация очных стратегических сессий для Членов Правления (в Дубае / Турции / Москве);
• Запуск опросов через telegram-bоt, занесение вопрос-ответов, обновление базы сотрудников (брокеров) в telegram-bоt (в Airtable);
• Административная поддержка СЕО;
• Прием документов у сотрудников на подпись СЕО;
• Подготовка документации, регламентирующую деятельность компании на подпись СЕО. Перевод на английский язык;
• Подготовка к совещаниям с участием СЕО (сбор необходимых материалов, оповещений участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания);
• Выстраивание и отлаживание процессов в команде, сбор и управление задачами, командными метриками.

• Умение писать официально-деловые письма коллегам / партнерам;
• Умение декомпозировать задачи, определять цели, ожидаемые результаты и критерии приемки задачи;
• Компетентное знание Word и формул в Excel и умение применять, ставить пароли на таблицы;
• Готовность к режиму многозадачности с умением декомпозиции;
• Высокий уровень ответственности;
• Владение английским языком не ниже уровня: B1-B2;
• Опыт работы с программами CRM, Bitrix24, Teams;
• Знание что такое task manager / kanban/ sprint / agile;
• Умение искать и анализировать информацию.

• Фиксированный оклад (условия обсуждаются индивидуально с успешными кандидатами);

• График 5/2 (с 09:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00), возможность гибридного графика обсуждается после прохождения испытательного срока;

• Неограниченные возможности для профессионального развития;

• Молодой коллектив и внимательное руководство;

• Корпоративная мобильная связь;

• Комфортный современный офис м. Полянка, м. Новокузнецкая, м. Третьяковская (5 минут пешком).

• Оформление по ТК РФ.