Офис-менеджер

Привет! Меня зовут Юля, я руководитель АХО в HFLabs. Ищу коллегу офис-менеджера в свою команду.

HFLabs приводит в порядок клиентские базы крупных компаний: банков, телекомов, страховых, ритейлеров. Мы почти 20 лет делаем лучшие решения в стране по работе с клиентскими данными, сохраняя дух маленькой компании. Сегодня HFLabs — это примерно 150 человек и 3 офиса на территории одного БЦ.

Чем предстоит заниматься:

• Отвечать на входящие звонки (курьеры, предложения, клиенты).

• Получать и отправлять корреспонденцию, контролировать документооборот.

• Встречать гостей (проводить в переговорку, показать, где налить чай/кофе) и заказывать пропуска.

• Планировать закупки для офиса (вода, продукты, канцелярия, визитки и пр.), следить за расходами.

• Планировать и организовывать рабочие места для сотрудников.

• Помогать в организации корпоративных мероприятий, конференций.

• Следить за чистотой, функциональным и эстетическим состоянием офиса.

• Общаться с хозяйственными службами: электрики, уборщицы, ремонт и арендодатели.

• Выбирать и заключать договоры с поставщиками, согласовывать выгодные для компании условия и контролировать их исполнение.

• Следить за оплатой счетов.

• Оптимизировать существующие процессы обеспечения офиса.

Кто наш кандидат:

• Умеете работать с большим объёмом задач при отсутствии четких инструкций и самостоятельно добывать нужную информацию.

• Из 30 входящих задач умеете вычленить главное, правильно расставить приоритеты и попасть в сроки выполнения.

• Готовы принимать самостоятельные решения и нести за них ответственность.

• Умеете и любите работать с людьми.

Технические навыки:

• Вы знаете, что такое счет, товарная накладная и акт.

• Word: списки, стили, автоматические даты и страницы.

• Excel: простые формулы и работа с фильтрами.

• Эл. почта: правила, фильтрация писем по папкам, установка подписи.

• Безупречный русский (письменный и устный).

Что мы предлагаем:

• Конкурентную заработную плату и ее пересмотр минимум раз в год.

• Тихий и просторный офис в центре Москвы в двух минутах пешком от м. Парк Культуры.

• Отсутствие бюрократии и горизонтальную структуру без десятка начальников.

• Внутреннее обучение и наставничество со стороны опытных коллег.

• Курсы и конференции по специальности.

• Команду единомышленников, с которой интересно не только работать, но и дружить, общаться, заниматься спортом, путешествовать.

Напишите, пожалуйста, в сопроводительном письме, почему нам стоит поработать вместе.