Секретарь руководителя (г. Минск)

В ООО «Торговый дом «Валерьяново» Минский район, д.Валерьяново, улица Логойская, 5А нужен секретарь-референт.

Обязанности:

• Договорная работа;

• Составление типовых договоров аренды, дополнительных соглашений/соглашений о расторжении к ним, подготовка протоколов разногласий и протоколов урегулирования разногласий к договорам, разработка форм договоров и внесение изменений в действующие совместно с отделом аренды (при необходимости);

• Предоставление ежемесячной отчетности в бухгалтерию по заключённым за период прошедшего месяца договорам, дополнительным соглашением и соглашениям о расторжении;
• Участие в заседаниях комиссии по рассмотрению нарушений правил функционирования рынка и условий договора аренды торгового места);
• Подготовка извещений о вызове на заседание комиссии;
• Оформление протоколов заседания комиссии;
• Подготовка предписаний об устранении выявленных нарушений;
• Передача готовых документов в бухгалтерию для выставления штрафных санкций;
• Ведение журнала регистрации актов фиксации нарушений;
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Организация документооборота в фирме:
• Обработка договоров аренды (сканирование и внесение их в базу данных);
• Ведение базы данных, контроль за её актуальностью (в основном Торги);
• Подготовка документов на подпись директору (контроль наличия виз ответственных специалистов);
• распределение подписанных документов по исполнителям, ознакомление исполнителя под личную подпись со входящей корреспонденцией;
• Подготовка ответов на входящие письма (при необходимости);
• Заполнение журналов регистрации корреспонденции, заявлений, служебных/докладных, ведение номенклатуры дел отдела аренды;
• Отправка и приём писем;
• Подготовка документов для судов и нотариусов, а также других необходимых документов по запросу;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса:
• Заказ питьевой воды и кофе;
• Заказ канцелярии;
• Выполнение поручений руководителя;
• Поиск необходимой информации по запросу;

Условия:

• Стандартный график работы с 9.00 до 18.00. Обед с с 13.00 до 14.00
• Дружный коллектив.

Если Вы считаете, что данная вакансия для Вас, пожалуйста, свяжитесь с нами!