Офис-менеджер

Административная поддержка:

• Организация работы офиса: обеспечение порядка, планирование и контроль ежедневных операций.
• Управление документацией: ведение архива, регистрация входящих и исходящих документов.
• Ведение баз данных (клиентов, поставщиков, партнеров).
• Контроль за выполнением поручений руководства.

Коммуникации:

• Прием и распределение телефонных звонков, писем, заявок.
• Организация встреч и переговоров, управление расписанием руководителя.
• Ведение деловой переписки (письма, запросы, уведомления).

Координация работы офиса:

• Закупка канцелярских товаров, воды, офисной техники и других необходимых материалов.
• Взаимодействие с поставщиками услуг (уборка, интернет, курьерские компании).
• Контроль работы технического оборудования (принтеры, компьютеры, телефоны).

Финансовый учет:

• Контроль расходов офиса, ведение отчета о затратах на офис.

Поддержка сотрудников:

• Помощь новым сотрудникам: подготовка рабочих мест, вводная информация.
• Решение мелких бытовых вопросов офиса.
• Координация работы курьеров и помощников.

Организационная деятельность:

• Планирование и бронирование поездок: билеты, отели, трансфер.
• Организация корпоративной почты (отправка, получение корреспонденции).

Дополнительные функции:

• Подготовка отчетов для руководства.
• Обеспечение безопасности документов (при необходимости).
• Ведение социальной активности офиса (поздравления сотрудников, оформление мероприятий).

Требования:

• Высшее или среднее специальное образование.
• Опыт работы не менее 2-х лет офис-менеджером, секретарем, администратором офиса.
• Знание делопроизводства.
• Знание делового этикета, правил делового общения, правил ведения телефонных переговоров.
• Уверенный пользователь ПК, знание офисных приложений.

• Свободное владение русским и казахским языками.

• Ответственность, умение работать в коллективе, коммуникабельность, исполнительность, оперативность, быстрая обучаемость, стрессоустойчивость.
• Желание развиваться в профессиональном и личностном плане.

Условия:

• Работа в дружном коллективе профессионалов.
• Стабильная и своевременная заработная плата.
• Оформление по ТК РК.
• График работы: Пн-Пт, с 09.00 до 18.00.
• Офис в МФЦА.