Ассистент/координатор отдела развития (BD)

Фармацевтическая компания с современным менеджментом приглашает к сотрудничеству грамотного и ответственного Административного ассистента в отдел развития бизнеса:

Профессиональные обязанности:

• организация и непосредственное участие в деловых переговорах/встречах/приемах, совещаниях/планерках, ведение протоколов и передача их заинтересованным лицам, исполнителям;
• контроль исполнения документов и поручений руководителя;
• организация деловых поездок руководителей (логистика оптимальных маршрутов, покупка ж/д, авиабилетов, обеспечение трансфера, бронирование гостиниц, визовое сопровождение руководителей);
• осуществление оперативной связи со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности руководителей (телефон, факс, ведение деловой переписки, в том числе на английском языке);
• подготовки презентаций, информационных, аналитических материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п., поиск и анализ информации;
• административная поддержка руководителя (планирование рабочего дня руководителя, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей, ведение списка контактов руководителей, регистрация участия в конференциях и семинарах руководителя и т.п.);
• поддержание взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя;
• получение в органах государственной власти и управления необходимых документов и информации по поручению руководителя;
• выполнение личных поручений руководителя (оформление страховок, заказ столика в ресторане, поиск и покупка подарков, билетов в театр и т.д.);
• организация и ведение документооборота отдела (контроль согласования договоров, дополнительных соглашений к ним; контроль исполнения договорных обязательств со стороны контрагентов; формирование заявок на оплату счетов, контроль сроков их оплаты; архивирование документации и пр.)

Результаты, ожидаемые от этой должности:

• эффективное решение всех организационных и административных вопросов для создания комфортной среды в повседневной работе руководителя;
• организация и систематизация совещаний/планерок (подготовка повесток, ведение и архивация протоколов, контроль исполнения документов и поручений руководителя) для повышения эффективности общей деятельности организации.

Требования:

• оконченное высшее образование;
• успешный опыт работы персональным ассистентом, административным ассистентом или секретарем первого лица коммерческой компании от 1 года обязателен;
• отличное владение письменным русским языком для составления и редактирования презентаций, текстов, писем, а также обладание грамотной устной речью;
• хорошие навыки ведения деловой переписки, в том числе на английском языке;
• навык работы с документами, поиска и обработки информации;
• отличный навык планирования процессов и умение работать на конечный результат;
• навык работы с документами, поиска и обработки информации;
• отличное знание и умение работать с MS Office (Word, Excel (работа с таблицами, аналитика), Outlook (почта, органайзер, планировщик), PowerPoint, Project);
• уровень знания английского языка intermediate и выше;
• знание бизнес-этикета;

Личностные и профессиональные качества:

• хорошо развитые профессиональные устные и письменные коммуникации;
• высокая работоспособность;
• энергичность;
• самоорганизованность; ответственность;
• умение расставлять приоритеты;
• способность быстро реагировать и решать сложные задачи;
• умение работать с конфиденциальной информацией;
• широкий кругозор и хорошая память;
• стрессоустойчивость; инициативность.

Условия:

• Официальное трудоустройство, белая зарплата – рыночный уровень оклада+ ежеквартальные премии от прибыли компании;
• ДМС (амбулаторно-поликлиническое и стоматологическое обслуживание в достойных ЛПУ Москвы и Московской области);
• Корпоративная мобильная связь;
• График работы: полный рабочий день/гибкое начало и окончание рабочего дня (с 08.00-10.00 до 17.00-19.00), удаленный формат работы (дистанционное решение рабочих вопросов вне офиса, в офисе - участие в рабочих встречах и совещаниях (по согласованию с руководителями));
• Место работы: м. Беговая, м. Шелепиха (БЦ Магистраль Плаза, 1-ый Магистральный туп., 5А, оф.91), доставка корпоративным транспортом от м. Беговая;
• возможность профессионального, финансового и карьерного роста.