Ассистент проектного менеджера

Обязанности:

- Готовить коммерческие предложения, составлять техническую документацию, заключать договоры, контракты с поставщиками. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах. Одновременно вести несколько проектов.

- Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.

- Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.

- Оформлять конкурсные заявки. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов. При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.

- Переводить с английского языка документы и письма от иностранных поставщиков и производителей, составлять официальные документы и письма для делового общения и ведения проекта на указанном языке.

- Следить за исполнением компанией требований партнерских программ вендеров и координировать необходимый уровень технической подготовки и сертификации инженерного состава.

-Делать записи по итогам рабочих встреч, координировать исполнение достигнутых договоренностей между участниками проекта.

-Готовить документы и материалы, необходимые для работы Руководителя. Следить за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Руководителю на подпись, обеспечивать качественное редактирование документов.

- Организовывать проведение телефонных переговоров Руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

-Вести контрольно-регистрационную картотеку входящих и исходящих документов, писем, учет получаемой и отправляемой корреспонденции. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдачу в архив. Копировать документы.

-Организовывать доставку груза, логистику.

-Обеспечивать жизнедеятельность и порядок в офисе.

Требования:

-Опыт на аналогичной позиции не менее 2 лет.

-Высшее образование.

-Знание английского языка достаточное для изучения технической литературы, прослушивания онлайн курсов, составления писем и документов по проектам.

-Навыки и опыт работы с порталами закупок.

-Грамотная речь и письмо.

-Коммуникабельность, дипломатичность, сообразительность, пунктуальность, высокая ответственность, аналитическое мышление, инициативность, умение расставлять приоритеты и планировать рабочий день.

-Умение работать в режиме многозадачности, внимание к деталям, скрупулезность, аккуратность, усидчивость. Умение и опыт работы в условиях стресса и высокой нагрузки.

-Уверенный пользователь: Интернета, Word, Excel (формулы), Outlook, PowerPoint, Zoom.