Операционный ассистент (ассистент руководителя)

Операционный ассистент (ассистент руководителя)

Основная цель:

Операционный ассистент отвечает за поддержку руководства и координацию работы агентства, обеспечивая эффективное выполнение задач, управление проектами, взаимодействие с клиентами и поддержание корпоративной культуры.

Обязанности и задачи:

1. Организационные и административные задачи:

- Поддержка директора агентства в ежедневных операциях: организация встреч, ведение календаря, планирование командировок.

- Управление входящей и исходящей корреспонденцией: обработка электронных писем, телефонных звонков и других сообщений.

- Подготовка отчетов, презентаций и материалов для внутренних и внешних встреч.

- Координация работы отдела, контроль сроков выполнения задач.

- Ведение документооборота: организация и контроль финансовых и материальных ресурсов агентства.

2. Управление проектами:

- Координация работы проектных команд, распределение задач между сотрудниками и контроль их выполнения.

- Обеспечение своевременной реализации проектов в рамках утвержденных сроков и бюджета.

- Организация и контроль брифингов и дебрифингов для команды, клиентов и заинтересованных сторон.

- Решение оперативных вопросов в процессе выполнения проектов.

- Поддержание высокого уровня качества услуг агентства и соблюдение корпоративных стандартов.

3. Взаимодействие с клиентами:

- Участие в разработке и согласовании рекламных стратегий и кампаний для клиентов.

- Обеспечение эффективной коммуникации с клиентами, предоставление регулярных обновлений по статусу проектов.

- Участие в переговорах и презентациях, поддержка построения долгосрочных взаимоотношений с клиентами.

4. Управление командой:

- Поддержка руководства в мотивации и развитии команды, содействие профессиональному росту сотрудников.

- Проведение встреч для обсуждения прогресса и решения проблем, оценка эффективности работы команды.

- Разработка и внедрение стратегий для повышения производительности и качества работы отдела.

5. Аналитика и отчетность:

- Мониторинг ключевых показателей эффективности (KPI), подготовка регулярных отчетов по результатам проектов.

- Проведение анализа рынка и конкурентов для поддержки стратегических решений агентства.

- Оценка эффективности рекламных кампаний, предложение рекомендаций по их оптимизации.

6. Поддержка корпоративной культуры:

- Обеспечение соблюдения корпоративных стандартов и ценностей агентства.

- Участие в организации мероприятий, направленных на укрепление командного духа и развитие корпоративной культуры.

Требования к кандидату:

- Опыт в организационных или административных задачах, включая управление проектами и документооборотом.

- Умение работать с системами управления проектами (Trello, Asana) и аналитическими инструментами.

- Высокая степень организованности, внимание к деталям и умение работать в многозадачном режиме.

- Отличные коммуникативные навыки, способность работать с клиентами и внутри команды.