Администратор благотворительного фонда

+1 Илон Маск — это благотворительный проект, благодаря которому вы даёте детям возможность получать образование и развиваться. Передавая ноутбук, вы также передаёте частичку вашего успеха.

Наш сайт: https://plus1elonmask.kz/ru
Наш instagram: https://www.instagram.com/plus1elonmask.kz/

Чем предстоит заниматься:

• Обработка входящих запросов, оформление договоров и другой документации, контроль документооборота
  • Обработка запросов: прием и регистрация входящей документации (письма, запросы от партнеров, благополучателей и других сторон), распределение задач по запросам среди сотрудников (запуск заявки или запись задачи в скрам).
  • Оформление договоров: составление, согласование и заключение договоров с партнерами, поставщиками и подрядчиками. Согласование договора с юристами и руководителем через систему битрикс. При необходимости ведение переговоров по условиям договоров, отслеживание сроков их исполнения.
  • Контроль документооборота: обеспечение правильного оформления и учета документов (договора, акты, счета, накладные, протокола и приказы), проверка на соответствие установленным стандартам. Организация архивации и хранения документов в соответствии с внутренними правилами фонда.

• Контроль и ответственность за закуп в рамках проекта

  • Планирование закупок: составление списка необходимых товаров и услуг для реализации проекта. Подготовка, запуск и отслеживание заявок на закупки в системе битрикс.

  • Контроль исполнения закупок: отслеживание выполнения поставок товаров и услуг, проверка качества и соответствия заявленным требованиям. Работа с поставщиками по вопросам сроков и качества. Поиск поставщиков и организация доставки товаров в офис компании

  • Финансовая отчетность: ведение отчетности по затратам, подготовка документов для бухгалтерии, проверка правильности финансовых документов (счета, накладные) и их соответствие сметам проектов. Сдача всех необходимых документов в бухгалтерию.

• Координация работы команды проекта, волонтеров, амбассадоров

  • Координация команды проекта: организация и контроль выполнения задач командой проекта через скрам в системе битрикс, организация внутренних встреч и приглашение всех сотрудников, проведение регулярных встреч для обсуждения хода проекта, запись и напоминание всех поставленных задач в системе

  • Работа с волонтерами: ведение реестра волонтеров, координация их участия через телеграм канал, контроль и напоминание выполнения задач волонтерами. Поддержка мотивации волонтеров и создание благоприятных условий для их работы.

  • Амбассадоры: ведение реестра волонтеров, координация их участия через телеграм канал, контроль и напоминание выполнения задач волонтерами. Поддержка мотивации волонтеров и создание благоприятных условий для их работы.

• Наполнение и ведение баз данных (сайт, Битрикс)

  • Обновление данных: своевременное добавление новой информации о партнерах, благополучателях, волонтерах, донорах на сайт и в систему битрикс.

  • Администрирование баз: обеспечение правильного ведения баз данных (проверка всех заявок по поступившей технике от партнеров), контроль актуальности и точности введенных данных, доведение каждой заявки до финала.

  • Работа с сайтом: регулярное обновление контента на сайте фонда (новости, информация о проектах и мероприятиях), сотрудничество с техническими специалистами для исправления ошибок или доработок.

• Коммуникация с партнерам

  • Коммуникация с партнерами: прием звонков, писем и сообщений и определение ответственного по отработки заявки.

  • Работа с благополучателями: консультации и помощь благополучателям в рамках деятельности фонда при получении запроса по телефону, сообщению и письму, решение их вопросов и обращений. Определение ответственного по данной заявке и контроль за его исполнением или самостоятельная отработка запроса.

• Организация, сопровождение и контроль благотворительных мероприятий

  • Планирование мероприятий: участие при разработка плана благотворительных мероприятий (акции, сборы средств, конференции), помощь другим сотрудникам фонда для подготовки мероприятия.

  • Организация: поиск площадок, подрядчиков, согласование с партнерами. Организация логистики и технического обеспечения мероприятия.

  • Сопровождение: обеспечение правильного проведения мероприятия согласно плану. Взаимодействие с волонтерами и амбассадорами на мероприятиях.

  • Отчетность по мероприятию: подготовка итогового отчета по мероприятию, анализ его эффективности (собранные средства, привлеченные доноры), формирование предложений по улучшению.

• Подготовка отчетности по своему и смежным направлениям работы

  • Составление отчетов: сбор данных по проекту, мероприятиям и другим направлениям работы фонда. Подготовка финансовых отчетов по затратам и выполнению бюджета и всех закрывающих документов (приказов, решений).

  • Сроки отчетности: обеспечение своевременной подготовки отчетов для руководства фонда, партнеров, а также контроль за их достоверностью.

• Административная поддержка работы фонда

  • Организация внутренних процессов: обеспечение офиса фонда всем необходимым для его бесперебойной работы (канцелярия, техника, офисные товары).

  • Поддержка сотрудников: помощь в решении текущих вопросов сотрудников фонда (оформление командировок, организация встреч, работа с документами), помощь по задачам сотрудников фонда в период их отсутствия или занятости.

  • Обеспечение внутренней коммуникации: подготовка и рассылка внутренних писем и уведомлений, организация встреч и совещаний для обсуждения текущих задач фонда.

Что мы ожидаем:

• Высшее образование;

• Грамотная письменная и устная речь (казахский, русский);

• Уверенный пользователь ПК;

• Опыт работы от 2-х лет;

• Готовность быть на связи в нерабочее время и подключаться к решению экстренных вопросов и готовность при необходимости помогать по другим направлениям работы фонда;

• Ответственность, стрессоустойчивость, инициативность;

• Внимание к деталям, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности;

• Высокая работоспособность, самостоятельность;

• Системное мышление и/или аналитический склад ума;

• Умение работать в команде и индивидуально;

• Коммуникабельность, готовность ежедневно общаться с большим количеством людей;

• Любовь к детям и искреннее желание помогать;

• Желание расти и развиваться.

Мы предлагаем:

• Официально трудоустройство по ТК РК
• Пятидневный график работы с 10.00 до 19.00 (возможны гибкие часы начала/окончания рабочего дня);
• Работа из офиса в г. Астана;
• Доступ к корпоративной библиотеке;
• Компенсация фитнеса;
• Компенсация медицинских услуг;
• Бесплатное изучение английского и казахского языка внутри компании;
• Выездные тимбилдинги и мероприятия по типу «турниры» (шахматы, настольный теннис, футбол, cybersport, волейбол, баскетбол и т.д.).