Специалист по организации мероприятий

В сопроводительном письме просьба указывать ожидания по заработной плате.

Обязанности:

• Проверка валидности DD на научного и на технического организатора, либо заявка на проверку DD в случае нового поставщика или истечения срока проверки. Проверка наличия поставщика в списке одобренных поставщиков.
• Проверка документов в пакете на мероприятие на соответствие требованиям СОП и внутренним инструкциям. Контроль получения одобрения.
• Организация выполнения услуг согласно пакту Спонсора: запрос материалов для мероприятия. Передача необходимых материалов организатору мероприятия в эл. виде. Проверка сайта мероприятия.
• Организация работы выставки на мероприятии: подготовка ТЗ, согласование сметы, коммуникация с застройщиком, контроль застройки выставки, организация доставки материалов, организация и контроль работы наемного персонала на выставке и т.д.
• Контроль выполнение услуг по договору во время мероприятия и работы выставки.
• Сбор отчетности за выполненные услуги согласно пакету Спонсора, а также при застройке выставки и/или PR активности. Контроль сроков проверки отчетов и передачи на оплату.
• Работа по организации спонсирования HCPs: подготовка технического задания, согласование ТЗ и сметы, согласование агентского договора. Контроль за исполнением услуг по агентскому договору. Проверка отчета агента по выполненным услугам на соответствие условиям договора

Требования:

• высшее образование;
• опыт работы в координировании/организации мероприятий (выставки, конференции, форумы), опыт офисной работы, работы с документами;
• Уверенный пользователь Excel, Word, Power Point;
• обучаемость, пунктуальность, ответственное отношение к документам и срокам выполнения заданий, коммуникабельность;

Условия:

• м. «Москва-Сити» (5 минут пешком от метро)
• график работы понедельник-пятница, с 09:00 до 18:00 в офисе
• ДМС, страховка от несчастных случаев после испытательного срока
• оплачиваемый ежегодный отпуск 28 календарных дней
• оплачиваемый больничный лист
• дотации на обеды
• полугодовые бонусы