Офис-менеджер/Секретарь/

Приглашаем кандидатов на вакансию "Офис-менеджер, секретарь"

Мы занимаемся оптовой торговлей медицинских оправ и солнцезащитных очков, предоставляя эксклюзивные права на наши бренды на территории Российской Федерации.

Наш сайт: www.opticuss.ru

Требуемый опыт работы: 1–3 года

Полная занятость, 5/2, с 9.00 до 18.00

Функциональные обязанности

• Взаимодействие с администрацией БП «Румянцево» по вопросам:
  1. оформления пропусков для сотрудников и гостей организации;
  2. формирование счетов на оплату парковки, пропусков;
• Взаимодействие с бухгалтерией организации по вопросам передачи счетов на оплату, контроль оплаты.
• Контроль работы клининговой компании.
• Ведение и отправка графика учета рабочего времени сотрудников организации.
• Ведение отчетности по командировкам.
• Работа в 1С.
• Работа с кандидатами на открытые вакансии организации: обзвон, приглашение на собеседование, заказ пропуска, встреча.
• Взаимодействие с IT-организацией по вопросам: заказ оборудования, получение и передача счетов на оплату, контроль оплаты, прием доставки.
• Подготовка и отправка документации почтой России.
• Ведение базы данных клиентов компании.
• Заказ для офиса: канцелярских товаров, расходников, воды, продуктов.
• Поиск, оплата, заказ мебели и товаров необходимых для выставки. И другие задачи, связанные с подготовкой к выставке.
• Организация мероприятий к приезду гостей (покупка билетов, вызов такси, бронирование гостиницы).
• Обеспечение рабочего состояния офисной техники.
• Сканирование, копирование, печать документов для сотрудников компании.
• Работа с бюро переводов и нотариусом.
• Поддержание порядка в буфете.
• Ведение групп в whats-up (внесение-удаление сотрудников).
• Контроль за днями рождения клиентов и сотрудников. Напоминания непосредственному руководителю.
• Ведение журналов входящей и исходящей документации.
• Выполнение служебных поручений руководителя.

• График работы 5/2
• Удобное расположение офиса - БП Румянцево
• Испытательный срок 3 месяца.

• Разнообразные интересные задачи.

• Официальное трудоустройство.

• Кухня в офисе, бесплатный кофе, чай.

• Дружный коллектив.

• Бесплатная парковка для сотрудников.

• Стабильность: работаем более 15 лет.