Офис-менеджер

Наш профиль - оптовая продажа мозаики (это такая плитка для стен и полов). Мы работаем с интерьерными салонами, магазинами отделочных материалов, строительными рынками.

Нам нужен специалист для консультирования входящих вызовов по наличию товара, выставлению счёта, а также для обзвона существующих дилеров по различным вопросам (информация по новинкам, уточнениям контактных данных и т.п.). Ключевое качество специалиста - это премиальный уровень общения, излучение позитива на протяжении всего тяжёлого рабочего дня. Это была краткая версия.

Ниже - подробная информация о функциях и требованиях. Пожалуйста, изучите их внимательно, чтобы Вам работалось с нами легко и весело без неприятных сюрпризов и подводных камней.

Основные функции и задачи:

• приём электронной почты и письменное консультирование по запросам клиентов (краткость, конечно, сестра таланта, но чаще всего нужно придерживаться рамок делового этикета, не стесняться вежливых выражений, и, самое главное, предугадывать дополнительные вопросы клиента и заранее на них отвечать);

• выставление счетов в 1С и отправка их клиентам по электронной почте (это не сложно, обычно, хватает пары недель, чтоб освоить с нуля);

• консультирование по телефону (товарное наличие, предложение альтернатив, договорные вопросы);

• предложение альтернатив по товару, который отсутствует в наличии (надо знать ассортимент продукции и уметь подбирать похожие аналоги, не сдаваться, если запрашиваемого товара нет и не предвидится);

• "холодных" звонков нет, но есть редкие обзвоны действующих или "заснувших" дилеров по заданным тематикам (выяснить, в каком состоянии и в каком наличии наши образцы; получают ли рассылку, всем ли довольны и т.п.). Это важно: если Вы стесняетесь звонить незнакомым людям и брать у них интервью, то эта обязанность для Вас может стать ложкой дёгтя в нашей бочке наисладчайшего мёда.

• внесение данных в клиентскую базу - в 1С и в Excel (одновременно). Нужно терпеливо, скрупулёзно сравнивать базы, находить ошибки и не лениться их исправлять, наводить порядок, а также вносить данные по поручениям других сотрудников;

• получение заявок на производство образцов от менеджеров по продажам, внесение их в учётный файл Excel и регулярное отслеживание этапов их выполнения;

• оформление выдачи и возврата торговых образцов (документирование);

• организация доставки торговых образцов в магазины как по отдельным заявкам менеджеров, так и автоматически, если образец был утрачен;

• ведение документооборота (распечатка и отправка договоров новым клиентам, распечатка и раскладывание по нужным папкам счетов, счетов-фактур и отгрузочной документации);

• составление и регулярная рассылка информационных писем (о наличии, распродажах, новинках - немного маркетинга и рекламы) - минимум 2 раза в неделю.

• помощь в сборке товара или образцов на доставку, проверка упаковки, распечатка документов, реставрация образцов (при необходимости).

• выполнение поручений регионального менеджера по продажам в рамках обслуживания дилеров.

Основные ожидания от кандидата:

• Умение грамотно, вежливо, дружелюбно и доброжелательно общаться по телефону. Нам нужен не робот, а живой человек, с которым приятно поговорить и которому захочется перезвонить в следующий раз.

• Способность в сотый раз по-доброму отвечать на один и тот же дурацкий вопрос, терпеливо и вежливо, как впервые;

• Умение переводить конфликтное настроение клиента в позитивное русло, конструктивно и "клиентоориентированно" решать проблемы, а не отмазываться от них (здоровое чувство юмора будет очень кстати);

• Владение премудростями грамотной деловой переписки и этикета, свободное владение русским языком и его орфографией/пунктуацией;

• Знание, на какие кнопки нажимать, чтобы отправить письмо, составить таблицу в Excel и поработать в 1С ("восьмёрка");

• Обладание усидчивостью, терпением и склонностью к монотонной, однообразной работе с цифрами и данными;

• Способность систематизировать, упорядочивать и разгребать накопившийся бардак, а не создавать новый.

• Способность (и, самое главное, желание) делать больше, чем от тебя ожидают, доводить дело до конца самого дела, а не рабочего дня.

Условия работы:

• офис находится в ТК "Интерио", всё красиво и удобно;

• коллектив небольшой - 8 чел., все люди адекватные и дружелюбные;

• оклад 50 на руки (после НДФЛ), после испытательного срока (3 месяца) - премии и проценты за стабильное исполнение обязанностей;

• график работы пн-пт с 9:00 до 18:00;

• базовый соцпакет (отпуск, больничные);

Мы ценим способность перекрыть своими сильными качествами слабые стороны своего коллеги, выполнить просьбу или распоряжение руководства без лишних рассуждений и критики, радушное участие в корпоративных мероприятиях (они крайне редки, но бывают) и способность быть в нужный момент в нужном месте (или хотя бы на связи).