Ассистент/помощник руководителя ивент-агентства
Проектное агентство "ТИМ ДРИМ" (ранее "ДримТим") ищет помощника руководителя агентства, чтобы сделать жизнь мазербосса легче, прозрачней и повысить производительность.
Нам нужен структурный человек, который не растает как снежинка при первой же сложности. Работы много, она классная и драйвовая, но это работа, где нужна скорость реакции и чёткость подхода.
НЕМНОГО ПРО АГЕНТСТВО:
- Во-первых, мы классные! Такие же, как и ты (на этой почве и сойдемся). Мы много времени проводим друг с другом в офисе и вне. Ходим на концерты, ездим в путешествия, на регулярной основе учимся друг у друга. Но в семью не играем, про границы слышали и знаем.
- Во-вторых, мы можем почти всё. А именно:
Организовать что угодно, от закрытого корпоратива в другом городе до многотысячного фестиваля, от камерного события до городского лектория, от благотворительных инициатив до арт-проектов. Совершенно разное делаем и, главное, –– любим это! На рынке мы уже очень давно и за это время запустили как свои авторские проекты, так и реализовали не одну сотню клиентских событий. Среди собственных разработок - фестивали Sandarina, Гастроном, Ярмарка Фест, лекторий Чеснок, запуск проекта фудмаркета ESTORY. Среди клиентов агентства МЕГА, Брусника, Атлас девелопмент, Prinzip, Академический, Эталон, ТЕН девелопмент, Ushatava и другие.
- В-третьих, с нами комфортно и просто. Уютный офис в центре города с розовым диваном, собственным Агутиным, артобъектами, патчами в бьюти-боксе и винишком в холодильнике. Общаемся, глядя в глаза, отправляя тонну смешных стикеров другу другу в телеграме. У нас много интересных фишек и собственный мерч
НЕМНОГО ПРО РУКОВОДИТЕЛЯ
Со-основатель и руководитель агентства проектов и событий "ТИМ ДРИМ", фестиваль SANDARINA, лекторий ЧЕСНОК, руководитель отдела маркетинга фудмаркетов ESTORY, TERMINAL E + масса проектов в проработке/разработке. Не соскучиться! Ищется по фамилии Шихова.
СПЕЦИФИКА:
задачи часто появляются хаотично, в разное время и формируются преимущественно в формате аудиосообщений в телеграме. Полученную информацию необходимо структурировать в четкие понятные и визуально красивые файлы в google docs, а-ля notion, заметках, иных таск-менеджерах. Четких инструкций по задачам не будет, для этого как раз и нужен ассистент.
ЦЕЛЬ РАБОТЫ ЛИЧНОГО АССИСТЕНТА:
Задача: глобальная задача - структурировать поток мыслей и переводить их в задачи, вести учет реализации. Если была озвучена идея и не получен отказ от команды - значит эта идея должна быть переведена в задачу и реализована в срок. Если есть задача - она должна быть решена оперативно. Это основной смысл работы личного помощника. Если задача решается долго - смысл работы теряется.
КРУГ ЗАДАЧ:
Рабочие 70%, личные 30%
Примеры:
Рабочие: вести календарь, учет и контроль задач сотрудников, резюмирование совещаний, формирование повестки собраний, контроль дедлайнов по обозначенным задачам, фиксация договоренностей, оформление дорожных карт проектов не для красоты, а для работы; перевод сообщений в задачи, поиск необходимых исполнителей/товаров/спикеров, оформление командировок, заказать мерч и подарки (искать под это подрядчиков, вести полный учет), контроль сроков и подача на премии, оформление презентаций вместе с дизайнером, оформление документов на тендеры, организовывать внутренние процессы команды (фотосессия, др, корпоратив), отвечать за уют и чистоту в офисе, ведение внутренних регламентов
Личные: ведение личного расписания согласно тз, запись к врачу, покупка билетов, оформление броней где угодно, ремонт/химчистка вещей, подборка товаров по запросу, покормить кошку во время отъезда, встретить ребенка из школы во время аврала, тревел-поддержка, оперативно уточнить/забрать/порешать
КОГО МЫ ИЩЕМ?
Личного помощника/Ассистента руководителю агентства с функционалом по совмещению личных и рабочих поручений.
У нас всё получится, если ты не впадаешь в панику, когда задач много, а времени мало (всегда), не оказываешься чуть что "не в ресурсе", умеешь фиксировать и соблюдать договоренности и дедлайны.
Важно любить сметы и презентации, уметь найти подснежники в любое время года, дружелюбно общаться с самыми разными людьми и двигаться в парадигме "важно - результат" (это наша корпоративная религия, расскажем-посвятим).
Надо уметь работать в команде и с творческими людьми, быть внимательным к деталям и нюансам, устойчивым к резкой смене планов/задач (быстрое ориентирование и переключение). Отсутствие “оцепенения”, когда все идет не так - быстрое, четкое, с холодной головой включение в решение возникших преград.
Личные качества: внимательность, ответственность, скорость, грамотность, исполнительность, быстрое переключение с задачи на задачу без драматизации, логика и оперативный анализ, навык самоорганизации, толерантность к аудиосообщениям. Коммуникабельность и чувство юмора - то, без чего работать будет сложно (невозможно)
Недопустимо делать ошибки в документах, саботировать задачи.
Вакансия подойдет любопытным многозадачным людям с желанием развиваться и набраться разнопланового опыта (от особого полива цветов до заказа вертолета).
Не подходят кандидаты с сессионной загрузкой, тк совпадает с рабочими топ-сезонами.
ГРАФИК РАБОТЫ
быть в офисе при совещаниях, в зуме при онлайн-общении. Посещение проектов агентства. На первых порах - максимальное погружение в офис и командную работу. Далее посещение офиса гибридное, но приоритетное. Рабочий день основной с 10 до 18 часов. Сообщения и задачи могут приходить и в вне рабочего времени. Реагирование на них зависит от срочности проекта и задач. Детали графика обсуждаются индивидуально.
Если вы дочитали и не испугались - мы ждём ваш отклик и оперативно позовём на собеседование!