Секретарь-делопроизводитель

• ведение документооборота;
• первичная обработка внутренней, входящей и исходящей корреспонденции;
• диспетчеризация телефонных звонков;
• контроль за прохождением документопотоков и своевременным исполнением документов;
• организация текущего и архивного хранения документов компании.
• Ведение электронной базы документов.
• Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
• Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
• Участие в описи документов.
• Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
• Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
• Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
• Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
• Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
• Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
• Помощь руководителю в организации приема посетителей.
• Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.

Знания :

• процесс документооборота в организации;
• нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
• должностная структура организации и её основной кадровый состав;
• система электронных баз документов организации;
• правила оформления соответствующей документации;
• требования к хранению документов и их сохранности;
• нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
• правила грамматики и орфографии;
• принципы делового общения;
• правила архивирования документации;
• нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
• нормы ведения деловой переписки;
• правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.

• полный рабочий день