Секретарь на ресепшен

Обязанности:

1. Встреча гостей (в т.ч. гости из других стран);
2. Прием и распределение телефонных звонков (в т.ч. на англ. яз.);
3. Угощение гостей чаем/кофе;
4. Отслеживание занятости переговорных комнат;
5. Ежедневный контроль состояния переговорных комнат и общих зон пользования;
6. Сканирование и отправка документов контрагентам;
7. Обработка входящей и исходящей корреспонденции;
8. Логистика документооборота, координация и контроль курьерской службы;
9. Координация и контроль работы клининговой службы;
10. Организация наличия парковочных машиномест;
11. Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, обедов, контроль и поддержание офиса в рабочем состоянии (своевременный и оперативный вызов ремонтных бригад, мастеров и прочее в случае поломок чего-либо), заказ пропусков, выбор и закупка мебели и др.);
12. Коммуникация со службами офисного здания (управляющая компания, пожарная охрана, техники и т.д.);
13. Документооборот (контроль договор, счетов, актов и других документов, своевременное подписание, предоставление в бухгалтерию и финансовую службу, оформление заявок на оплату и прочее) с подрядчиками (п. 9 - 12);
14. Оформление и предоставление авансовых отчетов в бухгалтерию со всеми подтверждающими документами (кассовые чеки, бланки строгой отчетности, служебные записки и другие);
15. Работа в программах (Microsoft Office, 1С, Docsvision);
16. Выполнение поручений руководителя и других отделов.

Требования:

• аккуратность, внимательность, пунктуальность;
• знание английского языка приветствуется;
• умение выстраивать коммуникации с различными подразделениями и сотрудниками;
• способность работать в условиях многозадачности;
• знание ПК (офисные программы, 1С);
• стрессоустойчивость;
• грамотная речь;
• умение работать с подотчетными денежными средствами.

Условия:

• График работы: 2/2, 12 часовой рабочий день в интервале с Понедельника по Пятницу (10:00 - 22:00) с перерывом на обед 1 час. Выходные дни: суббота и воскресение.
• Трудоустройство по ТК РФ.
• Корпоративное питание.
• Москва Сити, Башня Санкт-Петербург, МФК Город столиц, северный блок, 17 этаж.