Секретарь-делопроизводитель, помощник руководителя

Обязанности:

Ведение делопроизводства по компании, правильное формирование, хранение и архивирование документов в соответствии с требованиями нормативных актов.

1. Введение в электронную систему документооборота (СБИС) договоров, распорядительных документов, протоколов, задач и других документов от имени руководителя и дальнейший контроль их выполнения/согласования, в установленные сроки.
2. Контролировать правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование
3. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний
4. Вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний
5. Разрабатывать и готовить номенклатуру дел Общества. Контролировать формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой
6. Прием входящих телефонных звонков и перераспределение их по адресатам.
7. Обеспечение приема входящей корреспонденции, учет и направление ее для резолюции руководителю, контроль исполнения соответствующих поручений
8. Обеспечение отправки исходящей корреспонденции с внесением соответствующей информации в регистры учета
9. Оформление временных пропусков для посетителей Компании, сотрудников и проезда транспортных средств.
10. Взаимодействие при необходимости с организациями, осуществляющими обслуживание по почтовым/курьерским услугам.
11. Организация получения и отправки корреспонденции Курьером.
12. Обеспечение своевременной закупки хозяйственных товаров, канцелярских товаров, питьевой воды, кофе, продуктов питания, а также прочих необходимых товарно-материальных ценностей для обеспечения работы офиса.
13. Выполнение иных служебных поручений и распоряжений своего непосредственного руководителя (Генерального директора).
14. Работа связана, в первую очередь, с исполнительскими функциями и обязанностями, в подчинении 1 человек.

Требования:

• Образование профессиональное;
• Опыт работы на аналогичной должности от 2 лет;
• Опытный пользователь ПК;
• Опыт работы в электронном документообороте, предпочтительно СБИС;
• Знание делового этикета;
• Грамотная речь;
• Знание нормативных правовых актов, положений и других документов по ведению делопроизводства;

Условия:

• Официальное трудоустройство, прозрачная система оплаты труда;
• Рабочий день с пн.-чт: 9.00-18.00, пт. 09.00-16.45;